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Ufficio

Il segreto per diventare più produttivi in ufficio sta nel mantenere la propria postazione di lavoro sempre organizzata ed efficiente. Un ambiente di lavoro accogliente, funzionale e ben organizzato, dove tutti i collaboratori possono disporre di quanto necessitano per il buon svolgimento delle loro attività, è il primo passo per creare un ambiente prolifico e aumentare la creatività. Le ore da trascorrere in ufficio sono molte e necessitano di qualcosa in più di una semplice scrivania, una sedia con rotelle e un pc.

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È fondamentale disporre di un ambiente comodo e sano: il modo in cui sedete e organizzate la vostra scrivania può proteggervi da infortuni da stress; adottare una postura corretta aumenta il comfort e la produttività.

Prevenire la tensione alla schiena: mal di schiena ed indolenzimenti possono derivare dallo stare seduti per lunghi periodi senza un idoneo supporto per la schiena o le gambe. 

Evitare la pressione sui polsi: lavorare con mouse e tastiera fino a 8 ore al giorno senza un supporto adatto può causare tensione e dolori. 

Alleviare la tensione al collo: i supporti per monitor e laptop sollevano lo schermo ad un’altezza visiva comoda, aiutando a ridurre la tensione su collo e spalle. 

Ridurre l’inattività: alternare la posizione seduta con quella in piedi aiuta a ridurre i rischi connessi al lavoro sedentario. Considerando quanto tempo si trascorre alla scrivania o al computer è necessario utilizzare accessori o strumenti che rendano la vita più semplice.

Cerchiamo di capire allora come organizzare l’ufficio per renderlo il più ordinato possibile e per migliorare la qualità dell’ambiente lavorativo.

La stampante e i relativi fogli per la macchina, ad esempio, dovranno essere posizionati in un angolo a loro dedicato, così che, ogni volta che si dovrà stampare qualcosa, si sarà certi di avere tutto a portata di mano. Una soluzione simile, inoltre, permetterà di lasciare più libero il passaggio e di riservare maggiore spazio alle postazioni di lavoro.

Anche l’utilizzo delle scaffalature può essere di grande aiuto per organizzare l’ufficio. Queste, infatti, permettono di ottimizzare lo spazio in altezza e di raggruppare i diversi faldoni, magari suddividendoli per anno o ordinandoli alfabeticamente, rendendo la loro consultazione più semplice.

Un’apposita area relax dovrà poi essere dedicata ai momenti di pausa, così da potersi concedere qualche minuto di distrazione senza disturbare l’operato di chi sta lavorando.

Altro consiglio: ordinare la scrivania e suddividerla in specifiche aree. Questo permette di avere una postazione di lavoro ben organizzata, così come l’utilizzo di cartelline ed altri strumenti consente di mantenerla in ordine.

Per organizzare l’ufficio nel migliore dei modi, quindi, sarà importante anche concentrarsi su questi aspetti.

La scrivania dovrà essere organizzata cercando di dedicare una parte di questa al computer ed una agli immancabili elementi di cancelleria, come blocchi per appunti e portapenne.

Avere a disposizione block notes e planning per appuntarsi facilmente il contatto del cliente che ha appena chiamato per ricevere un preventivo, oppure per avere sempre sotto controllo gli impegni previsti per la giornata e di aggiungerne di nuovi per quella seguente.

Per mantenere ordinata la scrivania, poi, si potranno usare anche delle soluzioni in cui raccogliere tutti i documenti che vengono utilizzati quotidianamente, senza correre il rischio di perderli e non ritrovarli nel momento di massima urgenza. 

Dotare ogni postazione di una cassettiera permetterà di eliminare il superfluo dalle scrivanie, il tutto a vantaggio dell’ordine e della pulizia. In questo modo la postazione sarà più fruibile per chi vi lavora, ma risulterà anche più piacevole e professionale alla vista di un cliente o di un fornitore in visita.

Adottare l’uso dei classificatori, invece, è una comoda scelta per riporre le varie pratiche avendo però al contempo la sicurezza di ritrovarle con facilità.

Organizzare un ufficio correttamente, però, non vuol dire soltanto prestare attenzione all’ordine, poiché uno sforzo dev’essere rivolto anche alla qualità dell’ambiente lavorativo.

Le postazioni dovranno pertanto essere poste in luoghi ben illuminati e dovranno essere dotate di apposite lampade da scrivania. Un’attenzione particolare, infine, deve essere riservata anche alla collocazione del raccoglitore dei toner esauriti, che dovrà essere riposto lontano dalle postazioni per non esporre i lavoratori all’inalazione delle polveri rilasciate.

Per questa ragione, abbiamo creato una breve sezione per aiutarvi ad arredare l’ufficio, organizzare il lavoro sfruttando al meglio gli spazi e per trarre tutto il meglio della vita lavorativa.

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