Organizzazione degli spazi in ufficio: tutto quello che c’è da sapere

La perfetta organizzazione degli spazi in ufficio è indispensabile per creare un ambiente di lavoro efficiente, produttivo e confortevole. L’obiettivo è ottenere un compromesso ottimale tra le esigenze dell’azienda e le necessità dei dipendenti, senza trascurare l’interazione comunicativa e spaziale con le persone esterne all’impresa (clienti, fornitori, collaboratori e visitatori). 

Nella ridefinizione degli spazi è essenziale considerare anche la sicurezza e la protezione dei lavoratori, rispettando le regole della normativa per la progettazione degli uffici (TU Salute e Sicurezza sul Lavoro D.Lgs 81/2008). Al giorno d’oggi è possibile usufruire di soluzioni intelligenti per arredare gli spazi lavorativi, per rendere l’ufficio un luogo più accogliente, versatile e funzionale. 
 

Quali aspetti valutare nella definizione degli spazi nell’ambiente di lavoro 

Per capire come allestire un ufficio, adatto alle esigenze odierne e alle novità introdotte dagli effetti della pandemia di Covid-19 e della digitalizzazione avanzata, è fondamentale valutare alcuni aspetti prioritari. Conciliare spazi e arredi in modo armonico non è semplice, soprattutto oggi con la necessità di fare i conti con esigenze spesso contrastanti, budget ridotti e modelli organizzativi ibridi. 

Per organizzare al meglio lo spazio in ufficio bisogna assicurare un connubio eccellente tra benessere e sicurezza, trasmettendo allo stesso tempo la personalità aziendale attraverso la scelta di arredi di qualità, con un design e uno stile in linea con l’immagine dell’impresa e i valori dell’organizzazione. 

L’arredamento di un ambiente di lavoro moderno deve tenere conto di una serie di fattori: 

• Benessere dei dipendenti: un ufficio moderno deve essere in grado di garantire il massimo comfort dei dipendenti, ad esempio prestando la massima attenzione all’ergonomia delle postazioni di lavoro, oppure alla creazione di zone ricreative e spazi comuni accoglienti e capaci di favorire il relax e l’interazione. 
• Sicurezza dei lavoratori: la ridefinizione degli spazi deve tenere conto delle esigenze operative dell’azienda, senza tralasciare la salute e la sicurezza dei dipendenti, mettendo sempre al primo posto l’incolumità dei lavoratori e la prevenzione degli infortuni sul lavoro e delle patologie professionali. 
• Funzionalità dell’arredo: la scelta degli arredi deve essere realizzata considerando la funzionalità di ogni elemento, affinché sia possibile trovare il giusto equilibrio tra design, operatività e comfort, rispettando la specificità di ogni impresa. 
• Flessibilità degli spazi: un luogo di lavoro versatile è in grado di adattarsi a qualsiasi esigenza operativa, superando gli allestimenti fissi per adottare un approccio innovativo, in cui l’elevata flessibilità permette di usufruire di un ufficio compatibile con qualsiasi contesto. 
• Privacy e concentrazione: la suddivisione degli spazi in ufficio deve prevedere luoghi in cui i dipendenti possono beneficiare di un’adeguata privacy, assicurando il giusto isolamento per aumentare la concentrazione senza compromettere le esigenze di integrazione e condivisione. 
• Collaborazione e condivisione: nelle aziende moderne è importante avere a disposizione spazi lavorativi che stimolano la collaborazione e l’interazione, con scelte d’arredo idonee per l’allestimento di ambienti come gli open space, le zone lounge e la reception. 
   

Come disporre le scrivanie in un ufficio? 

Un passaggio cruciale nella gestione degli spazi nel luogo di lavoro riguarda la disposizione delle scrivanie in ufficio, l’elemento principale e imprescindibile di qualsiasi ambiente aziendale. Innanzitutto, bisogna considerare la distanza minima tra le scrivanie in ufficio, in base al tipo di sala, al numero di lavoratori e alle loro funzionalità all’interno dell’impresa. 

Di norma, è necessario lasciare una distanza di 60-90 cm da una scrivania all’altra, per agevolare il passaggio delle persone e assicurare un’adeguata privacy e concentrazione dei lavoratori. Allo stesso modo, anche la distanza tra la scrivania e gli altri arredi come gli armadi deve essere di almeno 90-100 cm, valore da mantenere anche intorno ai tavoli riunione posizionati all’interno delle sale meeting. 

La scrivania da ufficio andrebbe sistemata di fronte alla porta, consentendo a chi siede nella postazione di guardare direttamente gli accessi, evitando la presenza di passaggi dietro il lavoratore per ridurre i fattori di disturbo e le distrazioni.  

Per l’orientamento il lato più corto della scrivania va allineato con la porta dell’ufficio, inoltre la posizione deve essere ben illuminata, rendendo la postazione più confortevole per migliorare il benessere dei lavoratori. 
 

Soluzioni divisorie per interni per ottimizzare lo spazio 

Con le pareti divisorie per ufficio è possibile ottenere un’organizzazione perfetta degli spazi lavorativi, con soluzioni che consentono di personalizzare l’ambiente aziendale.  

Grazie a un’ampia scelta di pannelli si possono progettare gli spazi in modo ottimale, tenendo conto delle esigenze specifiche di ogni luogo di lavoro e delle necessità di sicurezza, comfort e funzionalità. 

In particolare, è possibile orientarsi tra: 

• Pareti fonoassorbenti: i pannelli fonoassorbenti permettono di ridurre l’inquinamento acustico in ufficio e isolare le postazioni, per migliorare la qualità di vita e la produttività dei lavoratori. Esistono numerose soluzioni per l’impiego delle pareti fonoassorbenti, come divisori da tavolo per la scrivania, complementi per le sedute di poltrone e divanetti per la reception e gli spazi relazionali, oppure pannelli fonoassorbenti con montaggio a muro o a soffitto. 
• Divisori autoportanti: con i pannelli divisori indipendenti si possono ottenere infinite configurazioni per la ridefinizione degli spazi in ufficio. Ad esempio, è possibile usare le pareti divisorie autoportanti per il distanziamento sociale, oppure integrarli con l’arredo esistente per usufruire di maggiore flessibilità nella gestione deli spazi, trasformando l’ambiente in modo semplice e veloce a seconda delle diverse finalità d’uso. 
• Lavagne mobili: una parete divisoria può anche assumere una funzione diretta, optando per un pannello con superficie composta da una lavagna mobile con ruote. In questo modo è possibile sfruttare appieno questo elemento d’arredo, utilizzandolo sia per la separazione laterale o frontale di uno spazio di lavoro, sia come supporto per la pianificazione dell’attività lavorativa. 
• Pannelli divisori fissi: le pareti divisorie fisse rappresentano un’eccellente soluzione per la creazione di ambienti specifici e la razionalizzazione degli spazi in ufficio, favorendo l’ingresso della luce naturale ma garantendo al contempo privacy e concentrazione, beneficiando anche di un notevole risparmio economico in quanto non bisogna affrontare costosi interventi strutturali. Questi pannelli si possono utilizzare per realizzare uffici, sale meeting, zone per il coworking, zone lounge e aree relax. 
   

Come organizzare la disposizione degli uffici open space 

La ridefinizione degli spazi negli uffici open space richiede un approccio particolare, considerando le caratteristiche specifiche di questo ambiente di lavoro. Anche in questo caso è possibile sfruttare le possibilità offerte dai pannelli divisori per open space, come pareti mobili con ruote, fisse, da tavolo, con montaggio a parete o a soffitto. 

I divisori da tavolo consentono di separare le postazioni da lavoro condivise in modo pratico e semplice, suddividendo gli spazi in base alle esigenze operative del momento. Questi pannelli forniscono una barriera contro il rischio contagio da Covid-19, un ottimo isolamento acustico scegliendo un materiale fonoassorbente, con possibilità di optare per un rivestimento trasparente per mantenere le postazioni ben illuminate. 

I moduli con ruote possono contribuire alla separazione delle postazioni, oppure isolare quelle dei diversi reparti, raggruppando i lavoratori che svolgono mansioni analoghe e complementari per stimolare la collaborazione. La mobilità permette di alterare la configurazione dell’open space a seconda delle differenti attività, trovando sempre l’allestimento giusto in base ad ogni necessità. 

Da non sottovalutare è anche la corretta illuminazione dell’ambiente da lavoro open space, utilizzando lampade da ufficio come i modelli LED a basso consumo, per ridurre la carbon footprint e consentire ad ogni lavoratore di regolare l’intensità luminosa in modo personalizzato. Infine, non bisogna trascurare la scelta di arredi modulari, scegliendo soluzioni adatte a un ufficio aperto moderno e dinamico. 

Un’ottima opzione sono i locker in melaminico, un arredo eco-friendly realizzato con pannelli di legno riciclato e resine atossiche ecocompatibili, armadietti che possono essere sanificati con semplicità con un ottimo rapporto qualità-prezzo. In alternativa, è possibile installare nell’ambiente di lavoro un locker metallico, con modelli caratterizzati da una verniciatura ecologica, stile classico o moderno, con possibilità di personalizzazione delle ante e del meccanismo di chiusura. Questi prodotti sono essenziali nei moderni spazi di lavoro condivisi ed in ambienti di co-working.  

Altri fattori da considerare per organizzare gli spazi in ufficio al meglio 

L’organizzazione dello spazio lavorativo richiede la scelta di soluzioni innovative e versatili, in grado di fornire un mix perfetto tra design, benessere, sicurezza e funzionalità. Ovviamente è importante considerare aspetti come la qualità degli arredi, l’ergonomia e la sostenibilità ambientale, realizzando scelte aziendali responsabili senza tralasciare le esigenze economiche per rispettare il budget a disposizione. 

Ad esempio, oltre all’acquisto esistono alternative come il noleggio operativo dell’arredo, una modalità che permette di rendere l’investimento più accessibile, usufruire di vantaggi fiscali e una maggiore flessibilità nella gestione dell’arredamento aziendale nel tempo. Questa formula si può utilizzare per cambiare spesso l’arredo per l’ufficio, adattando lo spazio lavorativo alla crescita dell’azienda e all’evoluzione del business e del modello organizzativo. 

Per garantire un allestimento impeccabile è possibile avvalersi del servizio di montaggio dei mobili per ufficio di Lyreco, richiedendo un preventivo gratuito senza impegno. È possibile contare su un team interno altamente qualificato per la consegna in loco, l’installazione e il ritiro dei vecchi arredi con smaltimento a norma, per beneficiare di un lavoro a regola d’arte nell’arredamento dell’ufficio.