Metodo Kanban, dal magazzino all'ufficio con pari efficienza

Il termine "kanban" in giapponese significa letteralmente "cartellino" o "tabella visiva". Il metodo Kanban è stato originariamente utilizzato come sistema di gestione della produzione, ma è stato successivamente adottato anche per la gestione del magazzino. In questo contesto, il kanban è un cartellino o una scheda che viene utilizzata per segnalare l'avvio di una nuova produzione o per indicare la necessità di riordinare un determinato prodotto.

Cos'è il metodo Kanban? E che c'entra Toyota?

Il metodo Kanban nasce nel contesto industriale giapponese del dopoguerra, quando Toyota cercava un sistema per ottimizzare i processi di produzione. L'obiettivo era quello di ridurre gli sprechi e aumentare l'efficienza, ispirandosi in parte ai metodi di rifornimento utilizzati nei supermercati americani. La filosofia di base era quella di ricostituire gli stock solo in base alla domanda effettiva, riducendo così i costi di stoccaggio e minimizzando il capitale immobilizzato in inventario. La figura che più di tutte contribuì alla creazione del Toyota Production System fu l'ingegnere giapponese Taiichi Ohno.

Principi fondamentali del metodo Kanban

Il metodo Kanban si basa su alcuni principi fondamentali che ne guidano l'applicazione. Il primo è la visualizzazione del flusso di lavoro, che permette di individuare facilmente gli ingorghi e migliorare la fluidità del processo produttivo. Un altro principio è la limitazione del lavoro in corso, che evita sovraccarichi e stress alla linea produttiva. Infine, il miglioramento continuo è un aspetto centrale della filosofia Kanban, che incoraggia una costante ricerca di efficienza e qualità.

Il kanban come strumento di comunicazione

Il kanban funziona essenzialmente come uno strumento di comunicazione tra le diverse parti del processo produttivo. Il cartellino trasmette informazioni essenziali, come la tipologia del prodotto, la quantità necessaria e il timing di produzione. Questo permette di sincronizzare la produzione con la domanda, riducendo tempi morti e accumulo di scorte. Inoltre, il kanban può essere utilizzato per segnalare problemi o bisogni di manutenzione, agendo come un sistema di allerta rapido e visivo.

Ma quindi il metodo Kanban come funziona?

Il metodo Kanban utilizza un sistema di schede o cartellini per gestire la produzione e il magazzino. Questi cartellini vengono utilizzati per segnalare il bisogno di produrre un nuovo prodotto o di riordinare un prodotto esistente. Quando un prodotto viene venduto o utilizzato dal magazzino, il relativo cartellino viene spostato in una colonna diversa, indicando così che è necessario produrre o riordinare quel prodotto.

La bacheca Kanban

Al cuore del metodo Kanban c'è la bacheca, o Kanban board, che rappresenta visivamente le varie fasi del processo produttivo. La bacheca è generalmente divisa in colonne che rappresentano le diverse fasi, come "Da Fare", "In Corso" e "Completato". Ogni cartellino, o kanban, viene spostato lungo la bacheca man mano che il lavoro procede, offrendo una visione immediata dello stato di avanzamento della produzione.

Il ciclo del kanban

Il ciclo del kanban inizia quando un pezzo viene prelevato dal cliente o dalla fase successiva della produzione, segnalando così il bisogno di un rifornimento. Questo scatena il movimento di un cartellino kanban nella bacheca, che rappresenta l'ordine di produzione per quel pezzo. Una volta che il pezzo è stato prodotto e consegnato, il ciclo si completa e il kanban ritorna alla sua posizione iniziale, pronto per un nuovo ciclo.

La regolazione del flusso di lavoro

Un aspetto importante del metodo Kanban è la regolazione del flusso di lavoro per evitare colli di bottiglia e sovraccarichi. Questo si ottiene stabilendo dei limiti al numero di kanban che possono trovarsi in una determinata fase del processo produttivo.

Il metodo Kanban garantisce un flusso di lavoro ottimizzato e una gestione efficiente della produzione e del magazzino. Grazie alla visualizzazione chiara delle attività in corso sulla bacheca Kanban, è possibile identificare tempestivamente eventuali problemi e intervenire prontamente per mantenerlo fluido. Inoltre, la regolazione del flusso di lavoro tramite limiti al numero di kanban in ogni fase assicura un equilibrato carico di lavoro e un'efficienza costante in tutto il processo produttivo.

Se il limite viene raggiunto, la produzione in quella fase viene interrotta fino a quando non si libera spazio, assicurando così che il lavoro sia equamente distribuito e che ogni fase operi in modo efficiente.

Il metodo Kanban per un magazzino rivoluzionato

Il metodo Kanban offre numerosi vantaggi per la gestione del magazzino, tra cui:

• Riduzione dell'inventario

Uno dei principali vantaggi del metodo Kanban è la riduzione dell'inventario. Poiché il metodo si basa sul principio di produrre solo ciò che è necessario, si evita la creazione di un eccesso di inventario. Ciò significa che si riduce il rischio di avere prodotti inutilizzati o scaduti nel magazzino, liberando così spazio per altri prodotti.

• Minore immobilizzo di capitale

Con la riduzione dell'inventario, il capitale che altrimenti sarebbe stato immobilizzato in magazzino può essere utilizzato in modo più produttivo altrove. Questo vantaggio finanziario è particolarmente significativo per le aziende che hanno un'elevata rotazione di scorte o che necessitano di una grande varietà di prodotti in magazzino.

• Riduzione dei costi di stoccaggio

La riduzione dell'inventario comporta anche una diminuzione dei costi di stoccaggio, inclusi quelli relativi allo spazio fisico, alla manutenzione, e alla gestione delle scorte. Ciò si traduce in un risparmio diretto per l'azienda, che può essere reinvestito per migliorare altre aree del business.

• Migliore gestione della scadenza dei prodotti

Nei settori in cui i prodotti hanno una scadenza, come l'alimentare o il farmaceutico, la riduzione dell'inventario aiuta a minimizzare il rischio di dover scartare prodotti invenduti. Il metodo Kanban assicura che solo la quantità necessaria di prodotto venga prodotta e stoccata, riducendo così gli sprechi e migliorando la sostenibilità dell'operazione.

• Miglioramento della produttività

Il metodo Kanban aiuta a migliorare la produttività del magazzino. Poiché i prodotti vengono prodotti solo quando c'è una richiesta diretta, si evita la sovrapproduzione e si riducono i tempi di attesa. Inoltre, il metodo Kanban consente di gestire in modo più efficiente il flusso di lavoro e di ridurre il rischio di errori o ritardi.

• Ottimizzazione dei tempi di produzione

Con il metodo Kanban, i tempi di produzione possono essere ottimizzati poiché la produzione viene scatenata dalla reale domanda. Questo permette di ridurre i tempi di inattività delle macchine e di rispondere più rapidamente alle richieste dei clienti.

• Miglioramento del flusso di lavoro

Un flusso di lavoro ottimizzato significa meno intoppi e un processo più snello. Il metodo Kanban, con la sua enfasi sulla visualizzazione e sulla limitazione del lavoro in corso, aiuta a identificare e risolvere rapidamente eventuali problemi, contribuendo a un ambiente di lavoro più efficiente e produttivo.

• Riduzione degli errori

La riduzione degli errori è un altro vantaggio chiave del metodo Kanban. Poiché ogni cartellino contiene informazioni specifiche su un singolo prodotto o componente, la probabilità di errori o di confusione si riduce notevolmente. Questo porta a un miglioramento della qualità complessiva e alla soddisfazione del cliente.

• Maggiore flessibilità

Il metodo Kanban è altamente flessibile e può essere facilmente adattato alle esigenze del magazzino. È possibile aggiungere o rimuovere cartellini Kanban in base alle esigenze del momento e modificare il processo di produzione in base alla domanda dei clienti. Questo permette di gestire in modo più efficiente i picchi di domanda e di ridurre i tempi di attesa per i clienti.

• Adattabilità ai cambiamenti della domanda

Il metodo Kanban consente di adattare rapidamente la produzione alle fluttuazioni della domanda. Questa capacità di risposta è cruciale in un mercato dove i bisogni dei clienti possono cambiare rapidamente, permettendo all'azienda di rimanere competitiva e di evitare accumuli di stock

Il metodo Kanban vale anche in ufficio  

Un metodo che consente di visualizzare e pianificare il flusso delle attività, definire le priorità e ottimizzare l’organizzazione quanto può essere utile anche in ufficio? 

L’efficacia del metodo Kanban risiede nel fatto che si tratta di un “sistema pull” in cui ogni elemento del processo nasce spontaneamente da quello precedente, senza sovrapporsi a quello successivo o creare colli di bottiglia che potrebbero compromettere il funzionamento del sistema stesso. Questa filosofia lo rende un sistema versatile, applicabile non soltanto ai magazzini ma in moltissimi contesti diversi.

Il metodo Kanban può essere applicato anche alla produttività personale e dei gruppi, a condizione che si abbiano i giusti strumenti per poterlo portare avanti:

• Utilizzare spazi ampi come una parete o una scrivania spaziosa che permetta a tutti i membri del team di poter interagire.  
• Scegliere foglietti riposizionabili di colori e dimensioni diverse in modo che questi possano identificare elementi o componenti differenti del processo che si sta creando o analizzando.  

Il metodo Kanban suggerisce di sviluppare le idee “in verticale”: per questo è ideale definire il piano di lavoro (una lavagna o un tabellone Kanban, per esempio) in tre aree che identificano le attività da svolgere, quelle in corso di svolgimento e quelle completate; in alternativa si possono identificare tre o più colonne in base alle aree di tematiche affrontate.  

È fondamentale che ogni membro del team possa dare il proprio contributo al processo, interagendo in base alle competenze e alle aree di attività all’interno dell’azienda. Un'ulteriore peculiarità del metodo Kanban in ufficio consiste nel conservare anche le attività concluse, non soltanto quelle da fare o work in progress. Perché? Per dare valore al lavoro svolto, all'impegno di chi ha contribuito alla sua riuscita e per celebrare anche i piccoli passi.