Scatole archivio per ufficio: la guida per scegliere la soluzione migliore

La necessità di archiviare i documenti, in maniera ordinata e smart, è sempre più evidente negli uffici delle medie e grandi aziende che si trovano a dover bilanciare praticità e rispetto delle normative vigenti. Le scatole per ufficio ideali per l'archivio, in questo senso, si dimostrano un prezioso alleato per tutti coloro che desiderano acquistare uno strumento che possa favorire un’archiviazione pratica e ben organizzata. 

Vediamo come scegliere il prodotto più adatto alle proprie esigenze e quali sono i vantaggi nell’utilizzo di questo supporto. 

Come scegliere le scatole per archivio documenti in ufficio

Nel momento in cui bisogna scegliere le scatole per l’archivio dei documenti è opportuno tenere presente numerosi fattori che, solo se valutati contemporaneamente, possono portare all’acquisto di un prodotto utile e duraturo nel tempo. Tra le caratteristiche che le buone scatole per l’archivio devono avere, ci sono:  

• robustezza: la tenuta della scatola è un elemento fondamentale dal momento che consente di contenere oggetti e documenti con la tranquillità che questi possano essere conservati per molto tempo;  
• design: sul mercato sono disponibili differenti soluzioni estetiche per le scatole per archivio, capaci di adattarsi a tutti gli stili dell’ufficio nel quale devono essere collocate. Inoltre, non bisogna sottovalutare la possibilità di acquistare una scatola per archivio che può essere disposta sul tavolo, oltre che su un’apposita scaffalatura: nel primo caso è possibile optare per una soluzione più elegante e in armonia con l’ambiente;  
• sostenibilità ambientale: è opportuno individuare quei prodotti di qualità e che durano nel tempo per consentire di ottimizzare l’investimento iniziale senza dover ricorrere all’acquisto di un’altra scatola dopo poco tempo creando nuovo materiale da smaltire; 
• facilità di montaggio: uno degli elementi fondamentali da considerare quando si acquista una scatola da archivio è la praticità con cui può essere assemblata. In questo senso è preferibile scegliere prodotti di archiviazione versatili e impilabili.  

Oltre a queste caratteristiche è opportuno sottolineare che esistono altri elementi da considerare e che rendono una scatola da archivio per i documenti di qualità. Tra queste ci sono:  

• presenza di maniglie: si tratta di un elemento fondamentale quando bisogna utilizzare le scatole da archivio per essere trasportate in diversi punti dell’ufficio. Questa è un’esigenza più frequente di quanto si possa pensare dal momento che, soprattutto negli ambienti business delle grandi aziende, gli archivi si trovano in una stanza diversa da quella dove vengono consultati o utilizzati;  
• clip archivio: questo piccolo dispositivo, quasi invisibile, serve a mantenere ancora più in ordine il materiale archiviato all’interno dei faldoni contenuti nelle scatole per l’archivio; 
• strati di cartone: la presenza di più strati di cartone è sinonimo di un prodotto resistente e duraturo nel tempo;  
• spazio per scrivere: è importante assicurarsi che la scatola per archivio che si acquista abbia uno spazio predisposto - sulla costa - per scrivere. In questo modo potrai indicarne sinteticamente il contenuto e individuare in maniera rapida il faldone quando necessario. Inoltre la presenza di uno spazio per poter scrivere sulla scatola permette di rispettare quanto previsto in materia di privacy.  

Scatole archivio documenti: misure e caratteristiche 

Un ulteriore aspetto da valutare prima di acquistare una scatola e contenitori da archivio riguarda le misure. Queste devono essere considerate in base all’ambiente in cui saranno conservate (libreria, cassettiere, scaffali o archivio realizzato ad hoc) e allo spazio che viene messo a disposizione. Inoltre, è opportuno porre la massima attenzione alla presenza o meno del coperchio che potrebbe cambiare la tipologia di ingombro del prodotto, nonché alla differenza tra dimensione esterna, dimensione interna e ampiezza del dorso.  

Al tempo stesso è opportuno valutare una distinzione particolarmente diffusa tra prodotto standard e prodotto ultraresistente. Questa differenza identifica tipologie di scatole per archivio in termini di robustezza e di resistenza.  

Inoltre per quanto riguarda le misure in senso stretto è bene ricordare che, in commercio, sono disponibili prodotti con le caratteristiche più disparate, capaci di adattarsi a tutti gli spazi a disposizione per l’archiviazione in ambito business. In riferimento alla robustezza, invece, è opportuno distinguere tra due tipologie di prodotti:  

• Standard: in questa categoria rientrano i box che possono ospitare oggetti di un peso standard;  
• Heavy Duty: come suggerisce il termine stesso, è un genere di box che ha una struttura tale da poter contenere oggetti molto pesanti, senza che il contenitore si deformi o, ancora peggio, si spacchi.  

Scegliere un prodotto che unisce la possibilità di archiviare i documenti e sposare la causa ambientale costituisce una soluzione ideale per le aziende che sono sempre più attente a questo aspetto. 

Scatole per archivio e GDPR 

È opportuno considerare che le scatole e i sistemi di archivio dei documenti possono essere uno strumento utile per il rispetto della normativa legata al GDPR, normativa sul trattamento dei dati personali entrata in vigore dal 25 maggio 2018. Per chiarire brevemente il concetto di GDPR è opportuno tenere presente che il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) costituisce un aggiornamento esaustivo di tutte le leggi riguardanti la protezione dei dati personali in tutta l’UE in materia di trattamento dei dati sensibili. In seguito all’attuazione di questo regolamento, coloro che reperiscono e gestiscono informazioni personali sono tenuti a proteggerli e trattarli secondo parametri ben precisi che tutelano i singoli soggetti.  

Per chiarire questo aspetto, si può fare luce su cosa si intenda con la definizione di dati personali: rientrano in questa definizione tutte le informazioni relative ad un soggetto che, tramite esse, può essere identificato in maniera univoca. Questi dati possono essere reperiti e conservati sia in forma digitale, sia cartacea. Ecco quindi che il tema della conservazione dei dati personali attraverso scatole d’archivio diventa di primaria importanza per le aziende.  

Sebbene i tempi di conservazione possano variare in maniera significativa in base alla tipologia di informazione che contengono, è opportuno che le aziende considerino in maniera molto seria questo tema. Infatti, archiviare in maniera corretta, garantendo la giusta riservatezza e, al tempo stesso, la possibilità di reperire le informazioni stesse con tempestività. Inoltre, bisogna tenere a mente che le aziende che non rispettano la normativa in materia di GDPR possono essere soggette a multe molto onerose che possono raggiungere un massimo di 20 milioni o coinvolgere fino al 4% del fatturato globale dell’azienda (se non superiore).  

Oltre le semplici scatole da archivio per l’ufficio 

Oltre alle considerazioni sopra riportate, è opportuno sottolineare che le scatole da archivio, nel loro insieme, possono costituire un vero e proprio document management system utilissime non solo per il backoffice, ma anche nel front office e nei traslochi. Per rendere completo il sistema di archiviazione aziendale è consigliabile procurarsi anche:  

• Etichette: di varie dimensioni per poter rendere subito riconoscibile il faldone o la scatola da archivio;  
• Pennarello di qualità: per poter scrivere a mano sulle etichette;  
• Etichettatrice professionale: per stampare informazioni e loghi che favoriscano il sistema di archiviazione cartaceo.  

In conclusione, si ricorda che acquistare tutto il materiale necessario per la conservazione dei dati sensibili all’interno di un archivio consente alle aziende di rispettare la normativa vigente in materia di GDPR. Infatti, le box da archivio, oltre ad avere la capacità di unire praticità e sostenibilità, costituiscono uno strumento che garantisce la giusta privacy ai singoli documenti.