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distruzione dati sensibili cartacei

Distruzione dati sensibili cartacei e GDPR: gli strumenti utili alle aziende

Distruzione dati sensibili

Il GDPR, entrato in vigore dal 25 maggio 2018, ha cambiato in maniera radicale il modo in cui le aziende sono tenute a trattare i dati personali dei propri dipendenti, collaboratori e soprattutto dei propri clienti. Essere compliant rispetto a quanto previsto dalla normativa vigente è una necessità per tante imprese non solo perché, in questo modo, non incorrono in sanzioni pecuniarie onerose, ma anche per dimostrarsi attenti nei confronti di un tema così delicato ed attuale.

Da questo punto di vista l’introduzione del GDPR ha portato i team aziendali a doversi munire di una serie di strumenti idonei per poter distruggere i dati cartacei sensibili entro i termini previsti. Vediamo quali sono i dispositivi utili che consentono alle imprese di diversi settori di trattare in maniera adeguata i dati personali.

Industry e gestione dei dati sensibili cartacei

Il GDPR - Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati - è un aggiornamento esaustivo delle numerose leggi promulgate nell’Unione Europea negli ultimi anni sul tema della protezione dei dati personali.

Per comprendere l’importanza del regolamento è opportuno ricordare che il termine “dati personali” ci si riferisce a tutte le informazioni che identificano un soggetto. Rientrano in questa categoria dati come nomi, indirizzi, numero di Previdenza sociale sia in forma elettronica, sia cartacea e molto altro

Le aziende dell’Unione Europea sono tenute a trattare i dati personali “in modo tale da promuovere la sicurezza, inclusa la protezione contro trattamenti non autorizzati o illegali e contro perdite accidentali o danni - ciò grazie all’utilizzo di misure tecniche od organizzative”. Queste informazioni devono essere raccolte in condizioni rigorose esolo per scopi legittimi e coloro che recepiscono queste informazioni hanno la responsabilità di proteggerli da eventuali abusi, nel rispetto della normativa del GDPR.

In accordo con la normativa del GDPR, esistono sei principi sui quali si basa la protezione dei dati. Questi sono:

●      Legalità, giustizia e trasparenza: i dati personali devono essere trattati in maniera legale, equa, trasparente.

●      Restrizioni: è opportuno ricordare che la raccolta dei dati personali può essere effettuata solo in relazione a scopi specifici, espliciti e legittimi e - soprattutto - il loro utilizzo non può essere in disaccordo con gli scopi sopra indicati.

●      Termini di conservazione: le imprese possono trattenere i dati in una forma che consenta al soggetto di essere identificato, non oltre il tempo necessario e in relazione agli scopi previsti dal regolamento. Di conseguenza, nel momento in cui non si ha più la necessità di disporre di certe informazioni, devono essere rimosse (se digitali) o distrutte (se si tratta di documenti cartacei).

●      Accuratezza: è fondamentale correggere o cancellare le informazioni inesatte di cui si è in possesso.

●      Riduzione al minimo dei dati: è opportuno che le aziende raccolgano solo le informazioni adeguate, rilevanti e limitate allo scopo per i quali devono essere utilizzati.

●      Riservatezza e integrità: questi due principi fanno riferimento alle modalità sicure con cui i dati personali devono essere trattati.

Inoltre è opportuno sottolineare che le aziende devono essere in grado di dimostrare le modalità attraverso le quali trattano le informazioni personali. Tutti coloro non ottemperano a quanto previsto possono incorrere in sanzioni fino a 20 milioni di Euro o di importo pari e superiore al 4% del fatturato globale dell’azienda.

Strumenti per rispettare il GDPR in ufficio

Appare evidente come le aziende che desiderano agire nel rispetto della normativa GDPR devono munirsi di una serie di strumenti che gli consentano di operare nella legalità. In particolare, coloro che hanno la necessità di raccogliere, conservare e successivamente distruggere dati personali nella forma cartacea devono procedere con l’acquisto di alcuni dispositivi, tra cui:

●      Distruggidocumenti: come suggerisce il nome stesso, si tratta di strumenti che possono eliminare in maniera sicura i dati cartacei quando non sono più utili. Utilizzando questo strumento i documenti, una volta distrutti, non possono più essere recuperati, né consultati.

●      Scatole archivio: sono dotate di specifiche etichette e favoriscono il reperimento delle informazioni nel caso in cui il soggetto richieda accesso ai propri dati personali. Del resto, mantenere i dati ben organizzati in un archivio permette di rimanere conformi alla normativa e trasportare i documenti da un luogo all’altro in totale sicurezza.

●      Filtri per la privacy: si tratta di filtri che oscurano l’immagine sullo schermo da una visione laterale di 30°, pur mantenendo una perfetta visione frontale. Arricchire la postazione di lavoro con questo strumento significa ridurre il rischio che qualcuno possa reperire in maniera impropria dati personali dei clienti o relativi all’azienda stessa. 

Qual è il miglior distruggidocumenti e perché comprarne uno

Integrare la gestione della documentazione cartacea aziendale con un distruggidocumenti permette di ridurre i rischi causati dalla violazione dei dati personali. In particolare, si rivela quindi uno strumento molto importante per svariate tipologie di aziende dalle banche, ai centri finanziari e le assicurazioni che sono tenute a raccogliere e gestire i dati personali dei clienti e dei correntisti. Queste categorie devono rispettare le norme contenute nel Titolo V del Decreto Legislativo n° 196/2003 "Codice in materia di protezione dei dati personali" che a partire dal 25 maggio 2018 verrà integrato e sostituito dal nuovo GDPR (General Data Protection Regulation), Regolamento europeo sulla protezione dei dati. Del resto, banche, assicurazioni e centri finanziari sono da sempre nel “centro del mirino” per la natura particolarmente delicata delle informazioni che vengono trattati e la cui perdita (o il furto) possono esporre le aziende a gravi conseguenze civili, di reputazione, di competitività e penali. A questo proposito è interessante sottolineare come un gran numero dei ricorsi al Garante della Privacy riguardino casi di errato o colposo trattamenti dei dati in questo settore.

In questi contesti aziendali il distruggidocumenti viene impiegato per trattare nella maniera più adeguata le informazioni relative alle richieste di finanziamento, estratti conto della carta di credito, estratti conto finanziari, richieste di mutuo, informazioni creditizie o qualsiasi tipo di informazione personale.

Un altro settore fortemente a rischio per il trattamento dei dati personale è quello sanitario: infatti, le strutture sanitarie, gli ambulatori medici e le case di riposo - che notoriamente devono raccogliere dati sensibili dei pazienti (analisi mediche, cartelle cliniche, informazioni sulle patologie etc) - sono tenuti a rispettare la normativa del GDPR. Inoltre, per queste categorie di aziende il regolamento sottolinea il principio della responsabilità che vincola il titolare e il responsabile del trattamento a poter dimostrare di aver attuato tutte le misure necessarie al mantenimento della privacy dei propri pazienti.

Oltre a queste prime due categorie di aziende, si ricorda che anche gli studi di commercialisti e avvocati, nonché le aziende di selezione del personale sono tenuti a rispettare la normativa in termini di trattamento dei dati sensibili e, anche per loro, il distruggidocumenti può essere un prezioso alleato.

Per poter scegliere il modello più adatto è necessario analizzare in maniera precisa le necessità del proprio team di lavoro, ipotizzando la quantità di informazioni cartacee che devono essere distrutte quotidianamente, in particolare è opportuno valutare i seguenti aspetti:

●      Performance: tra cui la velocità di distruzione dei documenti, il tempo che può rimanere in funzione continuativamente e la tipologia di documenti che può distruggere.

●      Sicurezza: è preferibile scegliere quei distruggidocumenti che dispongono di alcuni sistemi di sicurezza tra cui il “blocco intelligente automatico” che impedisce l’apertura del cassetto quando il dispositivo è in funzione. Inoltre è bene valutare la presenza di sistemi che prevengono le interruzioni della distruzione, evitando così gli inceppamenti, e al contrario interrompono il funzionamento del distruggidocumenti quando le mani toccano l’imboccatura.

Tipo di taglio: minori sono le dimensioni dei frammenti in cui il foglio viene distrutto e maggiore è la sicurezza che il dato in esso contenuto non possa essere ricostruito. Si distinguono pertanto 3 livelli di sicurezza differenti: taglio a striscia, a frammento e a microframmento.

●      Rumore: i distruggidocumenti possono essere strumenti molto rumorosi, se non predisposti per svolgere la propria funzione in maniera silenziosa. Per questo è opportuno porre particolare attenzione a questo aspetto quando si desidera acquistare e installare questo strumento in un ufficio dove silenzio, concentrazione e produttività si muovono all’unisono.

Un’altra scelta da valutare è quella tra distruggidocumenti automatici e manuali.

I distruggidocumenti ad alimentazione manuale necessitano di un inserimento manuale dei fogli nella macchina; al contrario dei i distruggidocumenti ad alimentazione automatica per i quali basta posizionare i documenti da distruggere nell’apposito cassetto e lasciare che la macchina li distrugga in autonomia.

Ultimo aspetto, ma non per rilievo, riguarda la valutazione dei consumi energetici e dell’impatto ambientale del distruggidocumenti: da questo punto di vista le aziende che desiderano dare il proprio contributo alla salvaguardia dell’ambiente possono scegliere quegli strumenti dotati di spegnimento automatico dopo un periodo di inattività.

I distruggidocumenti sono tra i prodotti più competitivi sul mercato: disponibili in diverse dimensioni e con caratteristiche differenti in base alle necessità delle singole aziende, sono tutti dotati di sistemi di controllo di sicurezza e si contraddistinguono per silenziosità e rispetto dell’ambiente.

Una volta individuate le caratteristiche che meglio si adattano alle necessità dell’azienda, è possibile considerare anche la possibilità di noleggiare il distruggidocumenti e di poter godere dei vantaggi che questo servizio offre.