Allestimento sale riunioni: come renderle funzionali e produttive

I momenti di confronto in azienda sono sempre tanti e la collaborazione è alla base di flussi di lavoro chiari, strutturati e aggiornati. Ciascun contributo è fondamentale ed è necessario che durante le riunioni tutti possano interagire al meglio sia in presenza che in smart working. Proprio per questo l'allestimento delle sale riunioni è un aspetto da non trascurare nella creazione di ambienti di lavoro efficienti e produttivi.
Inoltre, una sala riunioni pensata secondo precisi criteri non facilita solamente la comunicazione e la collaborazione, ma può anche riflettere valori aziendali legati alla sostenibilità, all’innovazione e all’attenzione per i dipendenti.

Come occuparsi dell’allestimento delle sale riunioni

Le sale riunioni sono quindi spazi vitali soprattutto all’interno di aziende in cui predominano gli open space perché permettono di comunicare in modo più diretto e privato soprattutto quando si tratta di prendere decisioni strategiche, di fare brainstorming o di incontrare clienti e fornitori per avviare delle nuove trattative o discutere di quelle già in essere. Un allestimento adeguato permette di migliorare la produttività, la creatività e il benessere dei team. In fase di progettazione, il primo aspetto da analizzare sono le dimensioni della sala riunioni perché partendo dallo spazio a disposizione è possibile valutare come e cosa inserire al suo interno.

Cosa non può mancare in una sala riunioni

In una sala meeting non c’è niente che si possa definire superfluo perché dalle dimensioni del monitor ai colori delle pareti, tutto contribuisce alla buona riuscita degli incontri aziendali. Impianti audio e video, proiettori e videoproiettori, luce sia naturale che artificiale, lavagne interattive e/o a fogli mobili sono alla base dell’allestimento delle sale riunioni ma anche elementi come penne, evidenziatori, foglietti riposizionabili e block notes sono essenziali perché supportano la comunicazione e l’interazione rendendo ogni concetto più chiaro e diretto.

Prima di scegliere i prodotti di cui dotare le aule meeting è bene distinguere la natura per cui nascono questi spazi: se si tratta di aree destinate a meeting e incontri di rappresentanza oppure se le sale da allestire sono destinate a riunioni informali. Dopo questa prima distinzione è d’obbligo valutare tre aspetti:

1. dimensione sala e quindi capienza massima e minima di persone coinvolte durante i meeting;
2. intenti e abitudini che si è soliti tenere durante lo svolgimento degli incontri come attività di visual thinking online e offline e condivisione di contenuti video e audio;
3. parte interattiva e tech necessaria.

Partendo da questi aspetti si possono definire gli elementi essenziali da non trascurare già in fase di progettazione e poi in quella di allestimento delle sale riunioni:

• schermi per sale riunioni: per scegliere il miglior monitor per sale riunioni che risponde alle proprie esigenze bisogna valutare dimensioni, tecnologia del pannello, risoluzione, presenza del touch screen e luminosità;
• sistema di videoconferenza per sala riunioni che comprende videocamere 4K e HD, webcam, tablet, microfoni e amplificatori oppure soluzioni all-in-one, sistemi preconfigurati, completi e collegabili sia tramite alimentazione che tramite USB, che prevedono videocamera, microfoni, hub da schermo e da tavolo, telecomando e altri accessori come presenter dotati di puntatori laser.
• sistemi audio: microfoni, cuffie, speaker;
  piattaforme di web meeting per la condivisione dei contenuti anche in remote working come Zoom, Google Meet e Microsoft Teams;
• arredo completo: tavoli regolabili in altezza, sedie ergonomiche, supporti monitor, lavagne, mobili bassi ed eventualmente divanetti o sedie dinamiche, pannelli o teli su cui proiettare;
• articoli di cancelleria: post-it, penne, evidenziatori, marcatori e block notes;
• snack e bevande da offrire durante i meeting in presenza: non solo caramelle, caffè e acqua ma anche piccoli snack dolci e salati come frutta secca o monoporzioni di grissini e wafer. Senza dimenticare bicchierini, tazze, tovaglioli, cannucce in carta e palette in legno.

Tipologia di allestimento di sale meeting

Le sale meeting non sono tutte uguali, abbiamo infatti detto che, tra le analisi preliminari, c’è sicuramente lo studio dello spazio e l’intento e le abitudini nello svolgimento delle riunioni. Di conseguenza, al variare di questi aspetti, cambiano anche gli stili e quindi le tipologie e l’allestimento delle sale meeting.
Ecco 4 tipologie di aule meeting:

• A teatro: un’aula “a teatro” è ideale per presentazioni e conferenze in cui i partecipanti devono sentirsi coinvolti e parte dell’evento. L’allestimento deve prevedere file parallele di sedute rivolte verso un punto centrale, generalmente un tavolo con uno schermo. Lo stile “a teatro” è ideale per un gruppo medio-grande a cui è richiesto principalmente di assistere e ascoltare un relatore posto in un punto centrale, questo layout infatti non favorisce interazione.
  
• A U: una sala a "U" prevede tavoli disposti a ferro di cavallo così da consentire ai partecipanti di ascoltare e prendere parte alla presentazione tenuta da uno o più relatori. Ideale per gruppi medio-piccoli che devono interagire sia tra loro sia con il relatore.

• Boardroom: la sala meeting definita "boardroom" è quella scelta per riunioni esecutive o decisionali. L’elemento principale è il tavolo rettangolare con sedie direzionali che consente a chi partecipa di avere una visuale chiara di chi parla e di riuscire a interpretare in modo chiaro tutti i documenti presentati, spesso composti da numeri e tabelle. Il numero di partecipanti a questo tipo di riunioni è generalmente ridotto.
  
• Cabaret: è la tipologia ideale per far partecipare attivamente tutti coloro che sono invitati al meeting. L’aula a cabaret, infatti, è composta da piccoli tavoli rotondi e i posti a sedere sono disposti a mezzaluna attorno a una metà del tavolino, con uno spazio aperto intorno all'altra metà in direzione del punto focale. Lo stile “a cabaret” è consigliato per gruppi medio-grandi che necessitano di collaborare tra di loro.

Negli ultimi anni, la progettazione delle sale meeting è stata al centro di numerosi dibattitti perché il lavoro ibrido e la partecipazione di collaboratori residenti in ogni parte del mondo hanno messo in discussione il concetto di riunione. Oggi una sala meeting deve favorire la collaborazione di più professionisti che non sempre si trovano nello stesso posso ma che hanno l’esigenza di interagire come se lo fossero. Anche se oggi, grazie a strumenti come Microsoft Teams e a lavagne interattive online come quelle di Miro, oggi si può lavorare insieme, passando in pochi secondi da spazi fisici a spazi digitali, la sala riunioni non perde il suo valore tradizionale anzi rimane il punto da cui nascono idee, si fa brainstorming e si realizzano piani strategici.

Lyreco, sia come azienda sia come fornitore di prodotti e servizi per il business, conosce bene l’importanza di questo spazi fisico-digitale e propone una vasta gamma di prodotti indispensabili per qualsiasi tipologia di sala riunioni. Team dedicati prenderanno in carico tutto il progetto senza lasciare nulla al caso così da rendere le aree aziendali produttive, ergonomiche e all’avanguardia.

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