Come archiviare documenti e organizzare al meglio l'ufficio

Un ufficio ben ordinato ed adeguatamente organizzato favorisce e sostiene lo svolgimento delle attività aziendali: fatture, ordini di acquisto, contratti e scontrini fiscali devono essere conservati nel modo corretto non solo per rispettare la normativa di legge, ma anche per garantire un confortevole ambiente di lavoro. 

Per archiviare al meglio i documenti esistono diverse tecniche che rendono le informazioni facilmente reperibili al momento del bisogno. Prima di procedere è opportuno ricorda che organizzare i documenti è un’operazione impegnativa ed è, pertanto, consigliabile riservare un intervallo di tempo sufficientemente adeguato. Inoltre, per ottimizzare i tempi, è fondamentale avere fin da subito chiaro quali siano i documenti da conservare e per quanto tempo e, successivamente, definire metodi e criteri di archiviazione adatti. 

Tempi e obblighi di conservazione documenti 

La corretta conservazione dei documenti è importante non solo per facilitare la ricerca del materiale necessario, ma anche necessaria per rispettare gli obblighi di legge. In particolare, la conservazione di alcuni documenti è disciplinata da specifiche norme che ne stabiliscono la durata della conservazione. Questa, sebbene possa cambiare in relazione alla tipologia del documento, di norma varia da un minimo di 1 anno fino a un massimo di 20. 

Di seguito i tempi di conservazione dei principali documenti obbligatori: 

• 2 anni per gli scontrini; 
• 3 anni per bollo auto, cambiali, parcella professionali e compensi per artigiani;
• 5 anni per certificazione unica dei redditi, ricevute dei pagamenti delle tasse, pagamenti rateali e mutui, ricevute dell’affitto, assicurazioni, spese mediche, bollettini ICI e multe. 
• 10 anni per ricevute spese di ristrutturazione, tassa per la nettezza urbana, canone TV ed estratti conti bancari;
• 20 anni per documenti commerciali relativi a beni immobili. 

Per quanto riguarda invece i principali documenti aziendali i tempi di conservazione sono: 

• 3 anni per le parcelle professionali;
• 5 anni per le ricevute di pagamento delle tasse;
• 10 anni per fatture e scritture contabili.

Inoltre, per completezza, occorre sottolineare che in seguito all’introduzione della fatturazione elettronica le suddette fatture devono essere conservate in uno dei seguenti formati consentiti: Xml, Pdf, Jpg, Txt. 

Una volta appresi i tempi e gli obblighi di conservazione possiamo procedere con l’organizzazione e archiviazione dei documenti. 

Come organizzare i propri documenti

L’organizzazione corretta dei documenti è un aspetto fondamentale che consente di individuare le informazioni più importanti nel minore tempo possibile: per questo bisogna scegliere il giusto sistema di archiviazione cartacea dei documenti. È opportuno ricordare che un efficiente ed efficace organizzazione dei documenti dovrebbe prevedere la creazione di tre archivi diversi: 

• archivio corrente: insieme di tutti documenti necessari per la gestione corrente dell’azienda;
• archivio di deposito: insieme di documenti che devono essere conservati in relazione agli obblighi di legge;
• archivio storico: insieme dei documenti che anche se hanno esaurito la loro funzione devono essere conservati per esigenze storico-culturali. 

Una volta completata questa suddivisione preliminare, è opportuno designare gli spazi in azienda che verranno adibiti ad ospitare gli archivi e individuare il miglior metodo di archiviazione dei documenti cartacei, ricordando che la corretta disposizione varia in relazione alle esigenze e all’attività dell’azienda.

Nella maggior parte dei casi i documenti aziendali vengono suddivisi in anni (dal più vecchio al più recente), in categorie e tematiche; solitamente ogni categoria prevede anche dei sottogruppi: ad esempio l’insieme dei documenti bancari può essere suddiviso in base ai diversi anni, mentre i documenti di auto e camion possono essere divisi in relazione a bollo, assicurazioni e multe. 

Criteri di archiviazione documenti 

Disporre di un adeguato criterio di archiviazione permette di replicare un metodo logico di ricerca che sia facilmente utilizzabile da tutti i membri dell’ufficio. Per trovare il sistema di archiviazione più adeguato alla propria azienda è possibile coinvolgere tutto il team con cui affrontare alcuni aspetti, tra cui:  

• definire la quantità di documenti cartacei che vengono creati quotidianamente; 
• individuare chi li elabora e a chi sono destinati; 
• decidere tra un ordine cronologico o alfabetico; 
• optare per sottocartelle o macro-contenitori. 

I gruppi di documenti possono essere archiviati in:

• ordine numerico: i raccoglitori ordinati per numero. I contenitori per le fatture emesse - ad esempio - devono aprirsi in modo tale che il primo documento visibile sia l’ultimo ad essere stato emesso. Pertanto, il documento n.1 si trova in fondo, sotto gli altri più recenti. Attenzione alle fatture che sono state emesse in un secondo tempo: possiamo avere ad esempio 16/bis o 15/ter, ma anche 14/a. In questo caso occorre decidere in modo univoco l’ordine di archiviazione, al fine di non creare confusione e rischiare di non trovare documenti importanti.  
• ordine alfabetico: per quanto riguarda questa tipologia, non ci sono particolari raccomandazioni se non che la lettera A dovrebbe essere la prima a venir letta. 

A prescindere dal criterio di archiviazione adottato, la partecipazione del team è fondamentale per verificare e, eventualmente, rivedere il criterio di archiviazione: solo così si può creare un sistema di ricerca documenti efficace per ogni membro del gruppo. 

Metodo archiviazione documenti cartacei

Se ti stai chiedendo come archiviare documenti cartacei in ufficio nella maniera più efficace, sappi che le soluzioni di archiviazione e catalogazione dei documenti sono plurime e variano in base alle specifiche esigenze dell’azienda. Sicuramente, è opportuno sottolineare una problematica molto comune nell'archiviazione cartacea dei documenti, ovvero la gestione di grandi quantità di informazioni da organizzare rispetto agli spazi disponibili. 

Per procedere con l’archiviazione dei documenti cartacei è utile essere in possesso dei seguenti strumenti: cucitrice a pinza, buste, etichette adesive, raccoglitori ad anelli, scatole e faldoni. Inoltre, prima di procedere con l’archiviazione bisogna assicurarsi di disporre di sufficienti fascicoli, etichette e raccoglitori per ufficio in modo da catalogare i diversi documenti. Successivamente i passaggi da svolgere sono i seguenti:  

• raggruppare i documenti in categorie e sottocategorie; 
• ordinare i fascicoli in ordine alfabetico/numerico;
• eliminare documenti cartacei superflui e non necessari; 
• classificare i documenti per anno o per ordine alfabetico. 

Ogni fascicolo e raccoglitore deve essere collocato in una posizione specifica nell’archivio dei documenti cartacei per ufficio ed in spazi organizzati ad hoc in azienda. 

L’organizzazione e la gestione dei documenti può risultare onerosa soprattutto in imprese medio-grandi, dove la quantità da gestire è notevole: in questo caso un programma di archiviazione documenti ben organizzato risulta fondamentale. 

Archivio documenti: errori più frequenti 

Nell’archiviazione documenti è facile incorrere in qualche distrazione o dimenticanze che potrebbe rendere difficile la ricerca dei documenti necessari. Tra questi:

• non decidere se l’ordine alfabetico riguarda nome o cognome; 
• mettere denominazioni di società non corrette; 
• inserire la sigla della ditta invece della denominazione estesa o viceversa; 
• includere l’articolo determinativo prima della denominazione; 
• ordinare per numero d’ordine, mescolando il criterio numerico e alfabetico. 

Questi consigli permetteranno di avere una logica specifica per la ricerca delle informazioni necessarie senza perdere tempo. 

Come avere un archivio in ordine 

Mantenere l’archivio dei documenti in ordine è fondamentale per mantenere la buona organizzazione dell’ufficio. Ogni azienda può avere delle specifiche esigenze in relazione all’attività che svolge, tuttavia esistono alcune regole quali: 

• mantenere puliti gli archivi: l’accumulo di polvere può danneggiare la conservazione dei materiali e comprometterne la conservazione; 
• trovare lo spazio ottimale: gli archivi dovrebbe essere posizionati vicino agli uffici in modo tale che, una volta consultati i documenti necessari, questi possano essere facilmente riposti; 
• evitare di creare seconde file di documenti sugli scaffali; 
• scegliere le tecniche di archiviazione in base alla tipologia di carta: le scritte degli scontrini sbiadiscono nel tempo, perciò occorre fotocopiare e pinzarli su fogli di carta. 

Da questo punto di vista è fondamentale dotarsi di armadio per archivio documenti cartacei per ufficio capace di ospitare tutti i propri faldoni: questi, grazie alla propria struttura articolata in più scaffali, favoriscono la disposizione dei raccoglitori ad anelli in base al criterio utilizzato. Ad esempio, si suggerisce di disporre sullo scaffale più alto i documenti che vengono consultati con minore frequenza, mentre è preferibile collocare quelli dell’anno corrente dove sono più facilmente raggiungibili. 

Inoltre, è opportuno che - annualmente, oppure ogni sei mesi nelle aziende di dimensioni cospicue - venga effettuata una revisione dell’archivio: durante questa fase gli addetti non solo rivedono tutta la documentazione archiviata, ma si occupano anche di eliminare i documenti che non sono più considerati necessari per legge. A questo proposito è opportuno ricordare come l’eliminazione dei documenti cartacei possa essere svolta grazie al trita-documenti, uno strumento che può semplificare in maniera significativa le attività di archiviazione. 

Come vanno tenuti i documenti cartacei negli archivi privacy?

I documenti in archivio privacy rappresentano un aspetto di grande rilievo nel momento in cui viene organizzato un archivio cartaceo dei documenti di una società. Infatti, in seguito all’entrata in vigore del GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati), è importante attenersi alle regole di conservazione dei documenti cartacei in archivi privacy appositi. 
Infatti, i documenti riservati o sensibili devono essere conservati in armadietti chiusi a chiave il cui accesso è consentito solo a persone autorizzate all’interno dell’impresa. Pertanto, è necessario disporre due aree all’interno del proprio archivio cartaceo: il primo contenente dati sensibili e il secondo quelli più delicati con lo scopo di poter tutelare al meglio la privacy dei propri clienti. Per analoghe ragioni, il loro smaltimento deve svolto attraverso una macchina distruggi documenti.