Noleggio stampanti: come funziona? Conviene? Tutte le risposte.

Molto spesso si ricorre al noleggio di una stampante per avere un risparmio economico significativo sull’installazione, la manutenzione, i toner e l’eventuale assistenza di grandi macchine. Questa soluzione, permette all’azienda di snellire e semplificare processi e costi di gestione che potrebbero gravare sul bilancio della stessa. Una formula alternativa all’acquisto che permette, quindi, di disporre di un bene essenziale con pagamento di un canone mensile.  

Acquisto o noleggio stampante?

Quando si decide di cambiare la propria stampante o fotocopiatrice si ha spesso il dubbio se acquistarla o noleggiarla. I modelli sono tanti, con funzioni e caratteristiche differenti. Scegliere quella più adatta alla propria azienda e alle proprie esigenze non è affatto semplice. Sorge quindi il dubbio su cosa fare tra le due alternative.  

Spesso la soluzione dell’acquisto è la migliore per chi ha la possibilità di sostenere l’intera spesa. Acquistare un dispositivo di stampa comporta costi piuttosto elevati che vanno a incidere direttamente sul bilancio e che non sempre si riescono ad ammortizzare. 

La macchina diventa un bene dell’azienda, registrato come un bene ammortizzabile e quindi come cespite.  

L’azienda dovrà anche occuparsi della manutenzione e dell’eventuale assistenza in caso di malfunzionamento. Azioni che, in caso di noleggio, sarebbero delegate e gestite da terzi.  

Vantaggi del noleggio di una stampante multifunzionale 

Come tutti ben sappiamo, qualsiasi ufficio ha bisogno di una stampante per svolgere le proprie attività quotidiane. 

A questo punto è necessario porsi degli essenziali interrogativi per prendere la giusta decisione in base alle proprie esigenze di stampa.  

Quale stampante scegliere? Qual è il budget? Scegliendo di noleggiare una stampante multifunzione, si possono evitare domande di questo genere. Ma spieghiamone bene i motivi. 

Ad oggi, l’alternativa del noleggio è scelta dal 40% delle aziende, degli studi professionali e delle PMI. Questa scelta permette di eliminare qualsiasi problema e anzi presenta molti vantaggi! 

• Una soluzione su misura: grazie a specialisti è possibile ricevere un’offerta personalizzata per garantire risparmio, riduzione dell’impatto ambientale e sicurezza informatica.  

• Installazione: i dispositivi vengono installati direttamente e in pochi minuti, oppure è possibile richiedere il servizio di installazione da parte di un tecnico specializzato. 

• Costi di manutenzione: le stampanti multifunzione sono tanto semplici nell’utilizzo ma complicate in caso di guasti. La rottura improvvisa della stampante, il cambio toner, i problemi di connessione…tutto ciò viene preso in carico dalla società fornitrice della macchina, che è pronta ad intervenire sempre e tempestivamente per risolvere qualsiasi problema in tempi brevi. 

• Stampanti di ultima tecnologia: un vantaggio è la possibilità di avere sempre una stampante di ultima generazione, con tecnologie innovative, che garantisce un funzionamento continuativo e professionale. 

• Smaltimento toner: tutti i consumabili, così come da legge, vanno smaltiti separatamente dai rifiuti normali. È chiaro che maggiore sarà l’utilizzo della macchina, maggiore sarà il consumo di cartucce e se l’azienda o l’ufficio presentano numerosi dipendenti con un conseguente maggiore utilizzo, questo sarà un grosso problema al quale far fronte. All’interno di un contratto di noleggio il fornitore può prevedere un servizio di smaltimento così da ottemperare agli obblighi di legge.  

• Fornitura toner per stampare senza limiti: oltre allo smaltimento, il noleggio comprende la fornitura di toner e cartucce al bisogno, quindi il cliente non dovrà preoccuparsi di nulla. 

• Assistenza telefonica e interventi tecnici o sostitutivi: cosa che caratterizza un noleggio è sicuramente l’assistenza ed il supporto tecnico fornito al proprio locatario. Per tutta la durata del contratto si avrà infatti un supporto completo, che potrà essere tanto telefonico quanto poi di persona, se la macchina lo richiede. Il dispositivo viene riparato o sostituito in breve tempo. 

• Vantaggi economici: scegliere la soluzione più adatta tra le formule del noleggio o del comodato d’uso, può garantire il massimo del risparmio e della qualità. 

Come funziona il processo di noleggio? 

Quando si sceglie di ricorrere alla soluzione di noleggio, l’azienda viene seguita sin dall’inizio per ascoltare le esigenze di stampa e i bisogni del cliente al fine di presentare un’offerta su misura; ogni azienda/ufficio ha le sue caratteristiche ed è importante individuare il giusto dispositivo al giusto prezzo.  

Conclusa questa prima fase, viene consegnata ed installata la nuova stampante, pronta all’uso, per stampare senza limiti e senza pensieri.  

Oltre a questi servizi, un Customer service è sempre a disposizione per eventuali malfunzionamenti del dispositivo.  

Noleggio distruggidocumenti e plotter 

Oltre ai sistemi di stampa, le aziende hanno la necessità di utilizzare anche distruggidocumenti e in alcuni casi i plotter, periferiche indispensabili per la stampa di supporti di grandi dimensioni. Anche in questo caso è bene valutare le esigenze interne per scegliere se noleggiare un distruggidocumenti o un plotter o se è il caso di acquistare questi supporti rendendoli beni di proprietà. 
 
Dal 25 maggio 2018, con l’entrata in vigore del GDPR, le aziende sono tenute a tutelare e trattare i dati personali dei propri dipendenti, collaboratori e dei propri clienti. Proprio per questo, la richiesta dei distruggidocumenti è aumentata notevolmente. Questi strumenti consentono la distruzione dei dati sensibili cartacei in maniera sicura, in modo da renderli non più recuperabili e consultabili oltre la scadenza dei termini.