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postazione di lavoro in smart working

Postazione di lavoro in smart working: ecco gli aspetti da non trascurare

Nelle aziende italiane e nelle pubbliche amministrazioni si sta diffondendo sempre di più il fenomeno dello smart working o lavoro agile. Nel 2019 ben il 58%1 delle imprese italiane ha avviato progetti di “lavoro intelligente”, cresciuto non solo in termini di quantità, ma anche di qualità: si registra infatti una maggiore maturità delle iniziative che hanno lasciato lo stato di sperimentazione per essere estese ad un numero sempre maggiore di lavoratori.  

Lavorare da casa porta con sé una riorganizzazione degli spazi e della propria scrivania: bisogna, infatti, avere tutto l’occorrente per lavorare efficacemente anche dal proprio ambiente domestico. Vediamo che cosa significa fare smart working e come strutturare la propria postazione di lavoro. 

Lavorare in smart working 

Il cosiddetto “lavoro intelligente” è una filosofia manageriale e un modello organizzativo che si fonda su un innovativo rapporto tra lavoratore e azienda, caratterizzato dall'assenza di vincoli in termini di orari e spazi, per un maggiore equilibrio tra vita privata e vita professionale.  

Oggi gli smart worker italiani, ossia tutti quei lavoratori che godono di flessibilità e autonomia per quanto riguarda l’orario e il luogo di lavoro - sono circa 5,6 milioni e dimostrano un’elevata soddisfazione nel proprio lavoro, rispetto a coloro che svolgono le proprie mansioni in modalità tradizionale. In particolare, uno su tre3 afferma di essere pienamente coinvolto nella realtà lavorativa in cui si trova, condividendone valori e obiettivi.  

Si tratta di un concetto sempre più diffuso nel mondo del lavoro, ma che troppo spesso viene erroneamente sovrapposto con il lavoro a distanza. Il lavoro agile, infatti, viene spesso confuso con il telelavoro: quest’ultimo è una modalità di organizzazione del lavoro, diffusasi a partire dagli anni ‘70 in concomitanza con lo sviluppo delle prime tecnologie informatiche, che si svolge a distanza rispetto alla sede centrale in un luogo fisico ben definito come il proprio spazio domestico o un ufficio decentrato e secondo orari precisi.  

Lo smart working, invece, non è vincolato né ad un luogo fisso da cui svolgere le proprie mansioni - potenzialmente è possibile lavorare da qualsiasi luogo dotato di connessione Wi-Fi - né ad orari particolari poiché l'importante è raggiungere gli obiettivi prefissati.  

Per comprendere appieno il concetto di smart working, la sue differenze dal semplice “home working”, la normativa ci offre una definizione nell’art. 18 della L. 81 del 22 maggio 2017 “modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell'attività lavorativa”.  

Appare evidente come la normativa non ponga alcun limite di orario di lavoro giornaliero o settimanale, ma – al contrario – richiami l’attenzione sulla consensualità del rapporto instaurato tra le parti e sull’orientamento al risultato che caratterizza questa forma di contratto.  

Inoltre, la recente emergenza sanitaria ha portato all’emanazione del D.L n.9 del 2 marzo 2020 recante le “misure urgenti di sostegno per famiglie, lavoratori e imprese connesse all’emergenza epidemiologica da Covid-19” che ne chiarisce in maniera ancora più evidente i campi d’applicazione e trasforma lo smart working in una modalità lavorativa ordinaria.  

Cosa serve per lo smart working 

In seguito al processo di digital transformation in atto nelle imprese, sempre più lavoratori hanno la possibilità di lavorare da casa e, di conseguenza, la necessità di dotarsi di tutti gli strumenti utili per svolgere al meglio le proprie attività professionali.  

Ecco tutto ciò di cui hai bisogno per la tua postazione di lavoro in smart working:  

  • Connessione a internet: innanzitutto, per lavorare efficientemente da casa occorre avere una buona connessione internet, soprattutto se si fa spesso uso di videoconferenze o se si ha la necessità di scaricare notevoli quantità di dati.  
  • Computer: se oggi è possibile svolgere attività lavorative anche da tablet e smartphone, il computer, in particolare il modello portatile, rimane lo strumento migliore per lo smart working.  
  • Strumenti di collaborazione: una postazione di smart working comprende necessariamente una suite di collaboration ossia soluzioni tecnologiche volte a favorire la collaborazione e la condivisione di dati attraverso una gestione smart ed efficiente dei documenti e dei meeting. 
  • Area di lavoro: è consigliabile definire un’area di lavoro sufficientemente grande per garantire la giusta libertà di movimenti e gli spazi necessari per lavorare in tranquillità. Generalmente, si dovrebbero avere a disposizione dagli 8 ai 10 metri quadrati. Inoltre, è importante separare gli spazi della vita privata da quelli della vita professionale: è possibile, dunque, scegliere una stanza pensata esclusivamente per il lavoro oppure utilizzare separatori - scaffali o piante - per segnare un confine.  
  • Postazione ergonomica: un aspetto da non trascurare è l’ergonomicità della propria postazione di lavoro ossia una condizione di lavoro ottimale che garantisca la salute del dipendente dal punto di vista fisico e mentale. Per questo motivo occorre innanzitutto regolare correttamente la propria posizione da seduti con la parte superiore e inferiore del braccio e la parte superiore e inferiore delle gambe che formano un angolo di 90 gradi e il monitor distante almeno 50 centimetri.  

Inoltre, molto importante è l’attenzione all’illuminazione, con l’obiettivo di ricevere il più possibile luce naturale da una finestra posta nelle vicinanze, possibilmente in posizione perpendicolare, unita ad un punto luce collocato sulla superficie di lavoro per un’illuminazione mirata. 

Scrivania per lavoro da casa: la checklist completa 

Chi lavora in smart working sa bene quanto la gestione degli spazi sia fondamentale per vivere al meglio la propria quotidianità lavorativa e familiare. Numerosi studi scientifici hanno messo in relazione il benessere del luogo di lavoro con i risultati ottenuti, mettendo in luce l’importanza di un ambiente di lavoro accogliente e ben organizzato, dotato di tutti gli accessori necessari per lo svolgimento delle attività.  

Con l’evolversi delle esigenze lavorative, cambia anche l’utilizzo degli spazi domestici: la zona living così come la camera da letto o la cucina possono trasformarsi in ambienti di lavoro se correttamente organizzati. Selezionando i giusti prodotti e soluzioni per l’ufficio, è possibile arredare la propria postazione di lavoro smart a 360°: 

  • Scrivania: disporre di un piano di lavoro delle dimensioni adeguate permette di vivere lo spazio lavorativo in maniera produttiva e proficua. In particolare, è opportuno valutare la profondità del tavolo che deve essere tale da garantire allo smartworker di disporre lo schermo alla giusta distanza dalla seduta e, contestualmente, poter posizionare la tastiera e il mouse ergonomici in una posizione confortevole. Inoltre, in base al tipo di lavoro che viene svolto, è possibile valutare la possibilità di acquistare una scrivania che si sviluppa anche in larghezza, soprattutto quando si necessita di avere, accanto a sé, alcuni documenti o faldoni aperti pronti per essere consultati. 
  •  Sedia: generalmente in smart working si trascorre molto tempo seduti alla scrivania. Per questo motivo occorre scegliere una sedia che garantisca il giusto sostegno lombare e permetta di mantenere una postura corretta durante l’intera giornata di lavoro. È consigliabile scegliere una sedia dall’altezza regolabile in modo da stabilire l’altezza in base alla propria statura e posizionare correttamente i piedi a terra.  
  • Organizer da scrivania: avere una scrivania ordinata e ben organizzata permette di facilitare la concentrazione del lavoratore nonché di risparmiare tempo nella ricerca di documenti o oggetti di cancelleria. Gli organizer da scrivania, dai colori e design più diversi, rendono il tavolo di lavoro più funzionale ed efficiente, fungendo da contenitore di tutti gli articoli utilizzati quotidianamente per lavoro come evidenziatori, penne, matite e post-it. 
  • Materiale per archiviazione: per garantire l’ordine, è utile ricorrere a contenitori salvaspazio per archiviare i documenti utilizzando gli strumenti adeguati, come cartelline, schedari e raccoglitori, così da creare un archivio di conservazione sicuro e di facile consultazione. 
  • Planner: esattamente come in ufficio, anche a casa è importante dotarsi di un planner o agenda in modo da gestire nel modo più efficiente possibile impegni, appuntamenti e meeting di lavoro. È possibile scegliere tra planner di produzione di 12 mesi così da pianificare su base mensile e annuale i propri progetti. Per gli impegni professionali quotidiani, invece, è consigliabile un’agenda giornaliera così da avere tutti i task sotto controllo. 
  • Colonna di protezione cavi elettrici: un aspetto che non è possibile trascurare è la sicurezza della propria postazione di lavoro. Per questo, occorre proteggere accuratamente i cavi elettrici con gli appositi raccogli cavi, perfetti per ridurre il disordine dietro i dispositivi elettronici o sotto la scrivania e limitare l’accumulo di polvere. 
  • Poggiapiedi: si tratta di un componente troppo spesso sottovalutato e che, a differenza di quanto si possa pensare, consente di assumere una corretta posizione alla scrivania e di poter scaricare il peso sul poggiapiedi e non sulle caviglie e sui piedi stessi (affaticandoli).  
  • Mouse e tastiera ergonomici: a completamento della perfetta postazione di lavoro da smart working non possono mancare la tastiera, il mouse da ufficio e il mouse pad ergonomici. Questi strumenti, se scelti in maniera accurata, possono fornire il corretto supporto alla mano, polsi e avambracci durante le ore trascorse davanti al computer.  
  • Cestino: fare la raccolta differenziata è una buona pratica per limitare al minimo il nostro impatto ambientale nonché un’attività regolamentata per legge. Per gestire correttamente i rifiuti dalla propria postazione di smart working, è possibile dotarsi di cestini appositi per differenziare opportunamente carta, plastica ed eventuali rifiuti indifferenziati.  
  • Supporti laptop o, in caso di utilizzo di un monitor separato non regolabile, supporti o bracci monitor per regolare lo schermo alla giusta altezza in modo che gli occhi siano in linea con la parte superiore dello schermo ed alleviare la tensione al collo. 
  • Cuffie per gestire al meglio con le mani libere e nella giusta postura telefonate, call, webinar che occupano una parte importante della giornata lavorativa  

La postazione di lavoro, dunque, non è solo l’unione di una scrivania e di una sedia: si tratta di un vero e proprio spazio di vita dove si trascorre gran parte del proprio tempo. Per questo è consigliabile arredare l’area di lavoro esprimendo la propria personalità e rispecchiando i gusti e le necessità di chi vi lavora, anche attraverso lavagne o pannelli decorativi. Per organizzare al meglio la propria scrivania per lo smart working è opportuno progettarla e scegliere i prodotti da ufficio attentamente così da rendere il tempo lavorativo trascorso a casa di qualità e altamente produttivo. Ciò è possibile grazie ad un piano di lavoro ordinato e pensato attentamente per le proprie esigenze capace di creare un workplace confortevole e efficiente, beneficiandone non solo dal punto di vista professionale, ma anche in termini di salute e concentrazione.