Come arredare la scrivania in ufficio

Una scrivania ordinata è in grado di semplificare la vita del lavoratore: una corretta disposizione degli oggetti, infatti, consente di godere di notevoli vantaggi in termini di benessere personale, incrementare la produttività e la concentrazione nonché risparmiare tempo nella ricerca di oggetti o documenti. Sebbene mantenere ordinata la scrivania possa risultare complesso, tuttavia seguendo le giuste regole e utilizzando gli accessori indispensabili questa sfida può essere facilmente superata.

Come organizzare la scrivania

La scrivania d’ufficio è il luogo centrale nell’attività lavorativa ed è necessario dedicarle le dovute attenzioni nella sua organizzazione per ottimizzare le performance lavorative.

Si può procedere con l’organizzazione della scrivania, seguendo alcune indicazioni su come organizzare la scrivania ufficio, tra cui:

• eliminare gli oggetti superflui ed evitare che si accumulino quelli non necessari;
• rendere la scrivania funzionale, mantenendo gli oggetti più utilizzati facilmente raggiungibili; 
• non confondere la scrivania con un archivio dei documenti e raggruppare in contenitori salvaspazio documenti e oggetti simili tra loro effettuare un check della cancelleria per verificare se effettivamente funzionanti;
• utilizzare kit scrivania ufficio con accessori essenziali e di supporto; 
• ricavare sulla scrivania i giusti spazi per poter poggiare le braccia in modo confortevole, mantenere una corretta postura e utilizzare adeguatamente il mouse; 
• gestire i cavi elettrici dei device presenti sulla scrivania attraverso appositi strumenti, limitando l’accumulo di polvere.

Non bisogna sottovalutare la funzionalità di alcuni accessori che, se adeguatamente disposti sulla scrivania, possono contribuire al mantenimento dell’ordine sul tavolo; tra questi è opportuno non dimenticare il portapenne, un portariviste, e una vaschetta portadocumenti e una cassettiera.

Inoltre, per mantenere in ordine la scrivania è opportuno ricordare alcune regole:

• mantenere la posizione prestabilita degli oggetti
• catalogare e inserire quotidianamente i documenti in apposite cartelle o raccoglitori; 
• detergere le superfici del piano di lavoro;
• dedicare 5/10 minuti tutti i giorni per riordinare la scrivania, preferibilmente alla fine del turno  

Come organizzare al meglio la scrivania in ufficio

Per organizzare al meglio la scrivania è necessario dedicarsi ad un’attenta progettazione dei tavoli, funzioni e allo studio degli accessori di supporto fondamentali: in questo modo si potrà disporre di un piano di lavoro ordinato o facilmente ordinabile alla fine della giornata. 

Arredare la scrivania: tante idee possibili!

La scrivania non si riduce semplicemente al tavolo e alla sedia, ma è un vero e proprio progetto che coniuga progettazione, efficacia e gusto. Nella scelta della scrivania è fondamentale domandarsi:

• chi si siederà a questa scrivania? A seconda del ruolo svolto dalla persona che utilizzerà la scrivania è possibile predisporre uno spazio maggiore o minore per la raccolta dei documenti. 
• quante ore passerà seduto/a? A titolo esemplificativo è opportuno ricordare che figure più operative all’interno del team possono trascorrere tanto tempo di fronte al monitor e, di conseguenza, potrebbero aver bisogno di un doppio schermo o di un mouse apposito. 
• come si colloca questa scrivania rispetto alle altre? In base al ruolo svolto, l’orientamento della scrivania può variare rispetto alle altre: ad esempio il desk di un manager deve godere di una certa privacy. 

L'obiettivo primario nell’ideazione della postazione di lavoro è quello di renderla comoda e pratica: per questo motivo vengono accuratamente studiate tipologie di tavoli e complementi d’arredo dalle dimensioni e i materiali diversi. 

Tra quelli più richiesti vi sono scrivanie:

• operative: pensate per chi trascorre le giornate davanti al pc, caratterizzate da comfort e praticità;
• direzionali: esteticamente curate, finalizzate ai meeting con clienti, fornitori e partner; 
• pieghevoli: pensate per ambienti piccoli, caratterizzate da soluzioni che consentono di ottimizzare gli spazi;
• con postazioni multiple oppure singole: relativamente per uffici singoli o condivisi;
• scrivanie ad angolo: permettono di passare in modo agile da una postazione all’altra sullo stesso piano di lavoro;
• altezza regolabile: postazioni che rispondono a esigenze diverse e permettono comodità e benessere posturale;
• tavoli da riunione modulari: adatti ad attività in team o di riunioni;
• tavoli area bar: progettati per ambienti dedicati alla condivisione sociale.

Il design può essere molto vario - minimal, elegante, creativo, vintage dalle linee moderne oppure classiche - e i materiali più consigliati sono legno, vetro o metallo. Per quanto riguarda i colori, le tonalità più indicate sono quelle tenui e uniformi, ma non bisogna escludere la possibilità di utilizzare scrivanie colorate per stimolare la creatività. 

Non dimentichiamo che il colore aiuta nelle attività di organizzazione, creatività e può essere utile per sviluppare la brand identity aziendale.

Anche le sedie sono strumenti di rilevante importanza, in quanto devono garantire comfort e contribuire al benessere del lavoratore. Tra le numerose alternative è opportuno valutare alcuni modelli, tra cui:

• sedie operative, la cui caratteristica principale è la comodità e la praticità;
• sedie direzionali, caratterizzate da un aspetto ricercato, ed elegante che ne conferisce maggiore imponenza;
• sgabelli di varie dimensioni che possono essere spostati facilmente anche in un’area break; 
• sedie per visitatori.

Le varie tipologie dispongono di opzioni regolabili, sistemi di rotazione, la presenza di ruote e di schienali inclinabili. Le sedie possono essere di pelle, di tessuto, imbottite oppure in policarbonato e i colori possono variare da quelli più classici sino a quelli più eclettici. In aggiunta, bisogna valutare alcuni elementi complementari come i cuscini e i supporti ergonomici o i braccioli regolabili per consentire la corretta posizione e tutelare la salute di chi la utilizza. È opportuno considerare la presenza di cassettiere, classificatori, portadocumenti, armadi sospesi e scaffali che consentono di massimizzare gli spazi e di avere tutto il necessario vicino alla scrivania. 

Le varie tipologie dispongono di opzioni regolabili, sistemi di rotazione, la presenza di ruote e di schienali inclinabili. Le sedie possono essere di pelle, di tessuto, imbottite oppure in policarbonato e i colori possono variare da quelli più classici sino a quelli più eclettici.

In aggiunta, bisogna valutare alcuni elementi complementari come i cuscini e i supporti ergonomici o i braccioli regolabili per consentire la corretta posizione e tutelare la salute di chi la utilizza. È opportuno considerare la presenza di cassettiere, classificatori, portadocumenti, armadi sospesi e scaffali che consentono di massimizzare gli spazi e di avere tutto il necessario vicino alla scrivania. 

Infine anche l’illuminazione contribuisce a rendere la postazione di lavoro organizzata, produttiva e accogliente.

Un’inadeguata fonte di luce potrebbe causare affaticamento visivo e perdita di concentrazione: per questo motivo è necessario avere un ambiente con una bilanciata quantità di illuminazione, evitando così luoghi con eccessiva o contrariamente con scarsa luce. Al tempo stesso, non bisogna trascurare l’efficienza e il risparmio energetico, per il quale la tecnologia a LED costituisce la miglior alternativa. 

Accessori per la scrivania 

Una volta individuato il modello di scrivania e di sedia è fondamentale identificare gli oggetti da disporre sopra al piano di lavoro. Gli strumenti che permettono, non solo di facilitare la vita del lavoratore, ma anche di rendere l’ambiente ordinato e confortevole, sono: 

• organizer da scrivania, permettono di riporre ogni cosa al suo posto, facilitando e limitando i tempi per cercarla;
• portapenne, con cancelleria essenziale come penne, pennarelli, matite, evidenziatori, correttori;
• materiale per archiviazione, come schedari, registratori e raccoglitori;
• planner e calendario;
• sottomano con fogli per appunti, porta-biglietti da visita e tagliacarta;
• supporto smartphone e supporto per pc;
• cestino per la carta e raccogli cavi da scrivania;

Tutti gli strumenti possono essere combinati tra loro creando veri e propri kit scrivania ufficio: questi set sono in grado di unire, in un’unica soluzione, gli strumenti indispensabili, senza compromettere l’immagine elegante e di design della scrivania. 

L’ordine non si limita al piano esterno della scrivania, ma deve trovare concretezza anche nella disposizione e nell’organizzazione i cassetti della scrivania. Per farlo è preferibile seguire alcune indicazioni, tra cui: 

• decidere quale tipologia di oggetti possa essere contenuta in ciascun cassetto: ad esempio in uno di essi si possono riporre tutti gli oggetti di cancelleria, in un altro gli oggetti personali e infine, alcuni documenti riservati. 
• disporre i materiali più pesanti nei cassetti più bassi; 
• se la cassettiera ha una chiave, adibisci a quello spazio protetto il materiale sensibile;
• la cassettiera deve essere svuotata ed igienizzata regolarmente; 
• apporre un’etichetta sopra a ciascun cassetto in modo da poter facilmente identificare il suo contenuto senza doverli aprire tutti. 

Idee per scrivania

Arredare la scrivania prevede la sapiente unione di gusto estetico, funzionalità ed espressione della personalità. Infatti, il piano di lavoro deve rispecchiare i gusti e le preferenze di chi vi trascorre la gran parte della propria giornata: pertanto è fondamentale cercare di abbellirla personalizzandola, seguendo alcune indicazioni: 

• utilizzare di colori in abbinamento o in netto contrasto con pareti, oggetti, e arredi;
• applicare di stickers, segnaletica o portanomi su pareti e superfici; 
• decorare attraverso l’uso di lavagne, calendari, orologi, librerie e quadri originali;
• usare tappeti;
• introdurre piante che, non solo donano un aspetto fresco e di colore, ma contribuiscono alla salubrità dell’aria;
• usare materiali di riciclo per costruire portapenne o vari oggetti fai da te.

Ordinare e organizzare la propria scrivania consente di creare un ambiente confortevole, curato e salubre, e di godere di diversi vantaggi in termini di salute, concentrazione e produttività. Se possiedi gli adeguati arredamenti e i corretti accessori, attraverso pochi semplici gesti, potrai avere una scrivania organizzata e invidiabile!