Soluzioni di gestione documentale: dalla creazione all’archiviazione

La gestione documentale riguarda principalmente il flusso, il processo, l’insieme di passaggi che un documento compie dal momento in cui viene generato fino alla sua archiviazione. 

In alcuni flussi documentali sono presenti dei momenti in cui è necessaria un’approvazione per far proseguire il percorso del documento, come ad esempio l’apposizione di firme, timbri, pareri tecnici o altri tipi di validazioni.  

Soluzioni di gestione documentale in azienda 

In un’azienda non paperless quanto è stato appena descritto riguarda il documento cartaceo e tutti i vari passaggi rappresentano uno spostamento fisico del pezzo di carta. L’apposizione di firme e timbri è un’attività manuale che deve essere fatta negli spazi appositi ma c’è la possibilità di firmare o timbrare in altri spazi. Infine, il documento cartaceo può essere modificato e arricchito da un autore alla volta. I documenti cartacei necessitano quindi di seguire un corretto processo di archiviazione motivo per cui è necessario scegliere i giusti sistemi.

In un’azienda paperless, al contrario, i vari passaggi del processo documentale avvengono appunto con strumenti e documenti digitali. Tuttavia, essere un’azienda paperless non significa automaticamente essere al riparo da errori, perdite di documenti, inefficienza. 

Quali sono i sistemi di gestione documentale?

Per ottenere il massimo dalla digitalizzazione dei documenti, infatti, bisogna parlare di workflow documentali. Ovvero, un insieme di processi e strumenti che abbiano le seguenti caratteristiche: 

• Accessibili ovunque e in qualsiasi momento. Questo è ottenibile attraverso soluzioni in cloud. In questo modo infatti, tutti i dipendenti avranno accesso ai documenti, anche coloro che lavorano da casa. Inoltre, sfruttare una soluzione in cloud permette di efficientare il tempo di ricerca del documento stesso non dovendo andare a ricercare tra diverse cartelle di rete e PC. 
• Riduzione al minimo di interventi manuali. Errare è umano, per cui un’azienda deve costruire processi documentali all’interno di soluzioni che permettano un elevato livello di automatismo. In quante occasioni ci si è trovati a lavorare su versioni sbagliate od obsolete di un documento? Attraverso un workflow ogni attore del processo è sicuro di ricevere e conseguentemente utilizzare l’ultima e corretta versione di un documento.  
• Sistema di notifiche. Costruire un perfetto processo non mette al riparo da possibili ritardi nelle prese in carico delle azioni. Per questo motivo molte soluzioni di workflow documentale prevedono l’invio di una serie di notifiche ai vari attori quando è il momento di dare il proprio contributo e di inviare dei reminder ad intervalli definiti fino a quando l’azione prevista non viene completata. 
• Livelli di approvazione. Per molti processi interni possono bastare delle firme o dei check non particolarmente “forti” dal punto di vista digitale, mentre per alcuni software per workflow, come ad esempio quelli inerenti la contrattualistica, servono delle firme che siano aderenti alla normativa vigente. Per questo motivo è necessario che sia le soluzioni sia i processi che un’azienda va a definire prevedano diversi livelli di firma e anche diversi livelli di approvazione. 
• Integrabilità. I documenti possono nascere cartacei o digitali, essere oggetto di flussi più o meno lunghi e complessi, e alla fine del ciclo di vita del documento essere archiviati. Un sistema di archiviazione dei documenti, così come le soluzioni per la “nascita” del documento possono essere già presenti in azienda per cui è fondamentale che le soluzioni di workflow documentale siano integrabili con altre fonti o repository documentali. 

Cosa si intende per gestione documentale?

Le caratteristiche elencate permettono di individuare quelli che possono essere alcuni dei vantaggi legati all’adozione di un workflow: 

• Incremento della velocità di conclusione dei processi 
• Riduzione dei costi dei processi 
• Elevato livello di condivisione delle informazioni 
• Accessibilità dei documenti (anytime, anywhere) 
• Elevata sicurezza dei documenti e del processo 

Ci siamo occupati fino ad ora a descrivere la gestione dei flussi documentali dopo che questi materiali sono stati generati. Ci occupiamo adesso del primo passaggio, ovvero della creazione del documento e in particolare della sua acquisizione. 

Nel caso il documento nasca già digitale ci sono innumerevoli applicazioni che si occupano di questo (per esempio MS Word). Invece, nel caso in cui il documento nasca cartaceo, questo passa attraverso un processo di acquisizione attraverso strumenti quali gli scanner stand alone o le periferiche multifunzione. 

Anche le periferiche multifunzione possono acquisire documenti dallo scanner integrato. Inoltre, sono già presenti in bundle alla periferica delle soluzioni base per gestire la scansione (scan to folder, scan to mail). Tuttavia, la necessità di un’azienda orientata al digitale richiede spesso una soluzione aggiuntiva che potenzi le capacità di una periferica multifunzione. 

Un esempio di queste soluzioni è dato da ScanBox, una soluzione di workflow in Cloud che potenzia le capacità di scansione dei dispositivi multifunzione, garantendo l’interazione con le applicazioni business. ScanBox aiuta a controllare e semplificare le attività di scansione e di scan-back della MFP, integrando il flusso dei documenti attraverso menu interattivi e bottoni personalizzati sul pannello di controllo della stampante. Il workflow si integra completamente con le applicazioni business: i plugin personalizzati si adattano alle esigenze degli utenti, fornendo così un’esperienza di scansione ottimale. Con l’interfaccia web di ScanBox è semplice creare le impostazioni per il sistema workflow, gestirli attraverso un portale web sicuro e applicarli a tutti i dispositivi coinvolti nel processo, senza intervenire sull’infrastruttura IT. 

L’operatore tocca un bottone personalizzato sul pannellino della multifunzione, che corrisponde a una funzionalità specifica o al tipo di documento che deve essere importato nell’applicazione business; i documenti digitalizzati vengono inviati, protetti da un protocollo SSL, al server o al Cloud (privato o pubblico), dove vengono processati da ScanBox, applicando delle regole predefinite. I documenti vengono poi inviati all’applicazione business, o reindirizzati verso la destinazione impostata. 

Gestire ScanBox e creare nuove opzioni di scansione è semplice e immediato, grazie alla piattaforma web accessibile ovunque, in qualsiasi momento e senza impatto sull’infrastruttura IT del Cliente, garantendo nel contempo la protezione della rete e dei documenti. 

Quali sono i compiti del responsabile della gestione documentale?

Il responsabile della gestione documentale, secondo il DPCM 3 dicembre 2013, è un dirigente o funzionario con competenze tecniche specifiche, incaricato della gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi.

Collabora con il responsabile della conservazione e della privacy per redigere e implementare il manuale di gestione, fondamentale per tutti gli addetti della Pubblica Amministrazione.

Le linee guida specificano che il responsabile gestisce il servizio del protocollo informatico e deve collaborare con altri responsabili per definire il manuale di gestione. La nomina di questo ruolo è obbligatoria in ogni pubblica amministrazione.

È importante distinguere tra il responsabile della gestione documentale, che si occupa di protocollo e flussi documentali, e il responsabile della conservazione, responsabile delle politiche di conservazione dei documenti. Entrambi sono coinvolti nella creazione e gestione del manuale di gestione documentale.

Come archiviare documenti aziendali? 

Al termine del ciclo di vita di tutti i materiali vi è poi l’archiviazione documentale. L’obiettivo dell’archiviazione è quello di permettere la ricercabilità del documento e appunto la sua conservazione. Uno step successivo, se necessario dalla natura del documento, è la conservazione sostitutiva attraverso la quale il documento digitale mantiene una validità legale nel tempo e si può quindi sostituire al documento cartaceo. Un sistema di archiviazione dei documenti aziendali deve sempre essere organizzato al meglio affinché la ricerca risulti semplice e allo stesso tempo disciplinata da specifiche norme che ne definiscono la durata della conservazione. 

Sistemi di gestione documentale e dematerializzazione: lo scanner 

Un dispositivo che merita un approfondimento è lo scanner che è lo strumento in grado di convertire le informazioni presenti su un foglio cartaceo in un'immagine digitale. 

I principali tipi di scanner possono essere classificati in scanner piani, scanner verticali e scanner portatili: 

Gli scanner piani sono simili a una piccola fotocopiatrice, sono comodi da utilizzare soprattutto per la scansione di singoli fogli; quelli portatili sono caratterizzati da dimensioni, peso e spessore inferiori rispetto agli scanner piani e sono progettati per l'utilizzo con dispositivi mobile e con computer portatili, in modalità wireless; gli scanner verticali grazie al caricatore automatico consentono invece di acquisire un gran numero di fogli senza dover ogni volta sostituire il foglio sullo scanner al termine dell'acquisizione. Gli scanner sono quasi sempre accompagnati dal cd/dvd-rom di installazione dei driver e del software di acquisizione. 

In alcuni casi il software può includere anche programmi accessori come software OCR per il riconoscimento dei caratteri che consente di creare un file di testo, anziché un file immagine, con funzioni di ricercabilità delle parole. 

Caratteristiche importanti da valutare nella scelta dello scanner sono inoltre:  

• La risoluzione che determina il grado di dettaglio dell’immagine acquisita. Questa caratteristica è misurata in dpi. Quanto maggiore è la risoluzione dello scanner tanto più dettagliata e rifinita è l'immagine digitalizzata. 

• La velocità di scansione. Definita in ipm. È un aspetto molto importante, soprattutto se dovete acquisire una grande quantità di documenti