Basato sulla compresenza di due o più scrivanie in un unico locale, l'ufficio open space è descritto come un unico ambiente non diviso da elementi strutturali, come le pareti, e rappresenta in senso più ampio un modello organizzativo dell'ambiente di lavoro che nasce per assicurare una pianificazione più razionale degli spazi: un'area operativa che ha permesso di superare la vecchia idea di ufficio in favore di una soluzione più funzionale e versatile, maggiormente focalizzata sul lavoro di squadra e sulla collaborazione tra team.
Gli open space moderni riflettono il modo di pensare e di organizzare gli uffici che si è diffuso tra le aziende negli ultimi 20 anni. Questo nuovo modello di ufficio aperto, basato sulla condivisione di spazi e sinergie, si distacca di fatto dalla vecchia definizione di open space e da quel modello che, fino agli anni '90, puntava a concentrare la forza lavoro in un unico spazio per minimizzare i costi e massimizzare la produttività.
L'open space come ufficio contemporaneo, difatti, è frutto di una serie di contaminazioni che nel tempo che ne hanno modificato la forma e gli obiettivi: contaminazioni provenienti dall'esperienza, da nuovi e più performanti elementi d'arredo e da una costante ricerca dell'equilibrio, che hanno dato vita a un ambiente di lavoro privo di gerarchie, vocato alla funzionalità, alla flessibilità e al benessere.
Ufficio open space: dai vantaggi agli svantaggi
Oggi gli spazi aperti a uso lavorativo sono ampiamente diffusi a livello globale; tuttavia, la scelta di un ufficio open space può avere dei pro e dei contro. Tra i vantaggi è possibile annoverare, ad esempio:
- L'opportunità di guadagnare spazio, dal momento che un open space consente di disporre le scrivanie in un unico ambiente, assicurando una riduzione della superficie adoperata, delle spese di affitto e dei costi operativi legati ad un ufficio più grande;
- Una migliore comunicazione tra collaboratori, con benefici sul grado di interazione quotidiano e sullo scambio di idee, che si traducono in una maggiore sinergia nella risoluzione di eventuali problematiche e in una più semplice collaborazione fra team diversi, con tutto ciò che ne consegue anche in termini di produttività;
- La possibilità di ottenere un'atmosfera di lavoro più serena, da cui dipende una riduzione dello stress e una lunga serie di benefici psicofisici, che nel lungo periodo possono influire positivamente sul benessere dei dipendenti e di riflesso sulla diminuzione delle assenze dal lavoro per malattia.
Allo stesso tempo, però, è necessario rispettare le esigenze di spazio dei collaboratori, prevedendo il giusto distanziamento tra una scrivania e l'altra.
Questo permette di introdurre gli svantaggi dell'open space, che essendo un ambiente per sua natura privo di confini, se non adeguatamente progettato, potrebbe risultare rumoroso e carente dal punto di vista della privacy: proprio per questo è fondamentale pianificarne ogni aspetto, tenendo conto di una definizione più contemporanea degli spazi e delle giuste forniture per l'ambiente di lavoro.
Gli uffici open space moderni, per esempio, sono spazi capaci di far fronte alle dinamiche sempre più complesse dell'attuale mondo del lavoro: un mondo che trae vantaggio dalla presenza di un ambiente scalabile, ma soprattutto capace di modificarsi all'occorrenza, in linea con una filosofia che pone al centro i collaboratori, prevedendo che sia lo spazio ad adattarsi alle diverse esigenze.
È per questo che gli uffici moderni, più che open space, sono ambienti multispace: aree dotate di postazioni modulari, sale riunioni e spazi operativi destinati alla condivisione, ma anche di aree lounge da riservare ai momenti di relax e ambienti riparati, in cui discutere trattative riservate.
Tutto ciò permette di tracciare una netta distinzione dagli open space di prima generazione, basati su una disposizione delle scrivanie “in batteria”, talvolta affiancate da enormi divisori, ma quasi sempre caratterizzati da forti rumori di sottofondo: uno schema soppiantato negli anni dall'avvento del design, che tramite nuovi layout e arredi più funzionali ha contribuito a migliorare la gestione degli spazi.
Come arredare un ufficio open space
Se la pianificazione degli ambienti di lavoro è un'operazione di per sé piuttosto complessa, la progettazione di uffici open space non è di certo da meno. In entrambi i casi è infatti necessario valutare una vasta quantità di elementi, tenendo conto del settore professionale, delle metrature a disposizione, del numero dei dipendenti e delle necessarie esigenze in tema di benessere e di sicurezza sul lavoro.
Naturalmente, non esiste una combinazione giusta né una regola che spieghi come arredare un ufficio in maniera univoca. Tuttavia, quando si tratta di allestire un open space, è fondamentale la scelta delle forniture per ufficio più adeguate alle proprie esigenze, così da assicurare una migliore definizione della planimetria con soluzioni efficienti e multispace.
La disposizione degli uffici open space ha ad esempio come focus principale il posizionamento delle scrivanie, che deve tenere conto sia della posizione di prese e cablaggi esistenti sia delle specifiche esigenze professionali.
Un’ulteriore soluzione è data dalle scrivanie contrapposte dette bench, che consentono di ospitare coppie di lavoratori, ottimizzando lo spazio disponibile e la fruibilità della postazione di lavoro.
Qualora sia necessario dividere un ufficio open space, è possibile dotare alcune postazioni di appositi pannelli divisori con ruote, delle pareti mobili molto adoperate nell'arredamento degli uffici open space per la semplicità con cui possono essere spostate in ogni angolo dell'ambiente e assicurare la privacy necessaria.
Per garantire invece un certo grado di riservatezza alle postazioni dotate di pc, si può puntare sull'efficienza dei filtri privacy che oscurano l'immagine di schermi e laptop, ostacolando la visuale da un'angolazione laterale superiore a 30°.
Un altro aspetto da considerare riguardo alla disposizione di ripiani e di scrivanie per un ufficio open space è legato alle sorgenti di luce naturale, prevedendo allo stesso tempo l'inserimento di una lampada a led per ogni spazio di lavoro. Infine, tra le altre soluzioni per l’arredamento di un ufficio open space, non si possono non citare le cassettiere con chiave, che permettono di conservare i documenti in tutta sicurezza, pur lasciandoli sempre a portata di mano.
