Formato buste: tutti i tipi per usi aziendali e commerciali

In commercio esistono diversi formati delle buste, ognuno dei quali assolve a una specifica funzione e utilità. Si tratta della caratteristica più importante da valutare nella scelta di una busta, soprattutto nell’ambito dell’attività di ufficio e nelle spedizioni professionali e commerciali.

In questa guida vedremo nel dettaglio come scegliere il formato della busta adatto per ogni finalità, analizzando tutti gli aspetti principali che bisogna considerare per essere sicuri di utilizzare la busta giusta in ogni circostanza: dalla spedizione dei documenti alla spedizione di prodotti.

I diversi tipi di formati delle buste

Le buste sono fondamentali per inviare una serie di contenuti ma non sono tutte uguali. In ambito professionale, a seconda del loro formato e del materiale da cui sono composte, sono utilizzate per la spedizione di documenti aziendali, bollette, contratti, materiale di marketing, notifiche, carte di credito, libri ma anche per prodotti acquistati online, un mercato in continua espansione grazie alla crescita esponenziale degli e-commerce. 

Le buste commerciali, nonostante la digitalizzazione, sono utilizzate ancora oggi per la gestione di molte comunicazioni che le rende oggetti essenziali in uffici, aziende e negozi.

Tuttavia, una delle caratteristiche da valutare nella scelta è il formato della busta, assicurandosi di usare l’involucro corretto per ogni impiego. Per comprendere meglio come individuare i formati di buste più adeguati a ciascuna esigenza, proponiamo un approfondimento completo e una tabella riassuntiva che agevola la scelta dello standard per il formato della busta in base alla norma ISO 269.

Innanzitutto, è possibile distinguere le buste secondo la seguente classificazione:

• Busta formato DL o americano: si tratta dei formati più comuni e utilizzati, , che serve soprattutto per l’invio di comunicazioni commerciali. Le misure della busta formato americano sono di 11 x 23 cm, dimensioni che consentono di contenere un foglio A4 piegato in tre parti; il formato DL è leggermente più piccolo: 11 x 22 cm.

• Busta formato C7: è il più piccolo tra gli standard comuni per le buste, con dimensioni di appena 8,3 x 11,2 cm, un formato in grado di contenere un foglio A7 usato, ad esempio, per l’invio di biglietti di auguri aziendali e inviti;
  
• Busta formato C6: le dimensioni di questo formato sono particolarmente ridotte con misure di appena 11,4 x 16,2 cm. Si tratta di una busta con spazio sufficiente per un foglio A5 piegato in tre parti;

• Busta formato C5: può ospitare un foglio A4 piegato a metà o un foglio A5 per intero, con dimensioni di 16,2 x 22,9 cm. Le buste formato C5 servono per contenere documenti anche più lunghi di tre pagine o delle piccole riviste;
  
• Busta formato C4: con misure di 22,9 x 32,4 cm è la busta standard per il formato A4, infatti può contenere un foglio A4 intero, con spazio sufficiente per ospitare documenti lunghi con formato A4 da 15 a 50 pagine. Sul mercato si possono trovare buste bianche formato A4, ma anche trasparenti o color avana;

• Busta formato C3: le dimensioni di 32,4 x 45,8 cm rendono questo tipo di buste adatte alla spedizione di libri, infatti possono ospitare un foglio A3 per esteso.
  

Oltre ai formati più comuni esistono anche dei formati speciali per le buste, ovvero meno utilizzati e adatti ad esigenze particolari come il formato C2, C1, C0, B6, B5, B4 ad E3 e E4.

Ecco una tabella sui formati delle buste che riepiloga quanto riportato, per facilitare la scelta della busta giusta.

Inoltre è importante evidenziare anche i formati delle buste a sacco. Oltre alle buste tradizionali ci sono anche quelle a sacco, disponibili con lembo autoadesivo e con o senza soffietto. Sono utilizzate per la spedizione di una grande quantità di documenti e fogli, oppure di contenuti importanti che non vanno piegati o danneggiati, come contratti, certificati, documenti ufficiali, materiali aziendali importanti, brochure e cataloghi pubblicitari. Di solito, le buste a sacco sono disponibili in formati comuni come il C4 (22,9 x 32,4 cm), C5 (16,2 x 22,9 cm) e B4 (25 x 35,3 cm).

I formati delle buste da lettera

Per quanto riguarda il formato della busta da lettera, ovvero le classiche buste postali, quelli più utilizzati sono il DL e l’americano, con misure rispettivamente di 11 x 22 e 11 x 23 cm, modelli standard per l’invio della corrispondenza commerciale. 

Il formato per la busta da lettera è stato oggetto di una lunga evoluzione e trasformazione rispetto al passato, riuscendo a resistere anche nell’era digitale. Il formato delle buste da lettera in passato non era standardizzato come avviene oggi; infatti, fino al 1840 le buste venivano prodotte a mano ed era necessario cercare quella con le misure giuste in base alle proprie esigenze.

Successivamente, vennero messe a punto le prime macchine per la produzione in serie delle buste da lettera, arrivando alla produzione in massa a partire dal 1870. All’inizio del XX secolo comparvero le prime buste da lettera con finestra, mentre nella seconda metà del secolo arrivò la standardizzazione del formato delle buste da lettera, con l’introduzione delle norme ISO 269 per le buste e ISO 216 per i fogli.

In epoca digitale l’utilizzo delle buste da lettere si è ridotto, ma sono ancora molto usate per alcune attività. Ne costituisce un esempio l’impiego della busta formato lettera per l’invio delle bollette o di materiale pubblicitario. Inoltre, alcuni formati di buste per lettere sono utilizzati anche nell’e-commerce, per esempio per l’invio di piccoli oggetti come gadget o pennette USB. 

Il formato della busta da lettera commerciale

Per le lettere commerciali i formati più comuni sono quelli DL e americano, con misure dell’involucro rispettivamente di 11 x 22 cm e 11 x 23 cm.

La busta DL viene impiegata soprattutto per le comunicazioni di tipo commerciale; infatti, questo formato permette di inserire all’interno della busta un foglio A4 piegato in tre parti. 

Il formato DL consente di gestire l’invio di documenti importanti che richiedono anche il tracciamento della lettera, come le raccomandate R/R (con ricevuta di ritorno). 

Per agevolare il monitoraggio della busta si possono utilizzare modelli speciali, tra cui le buste con finestra trasparente che consentono di evidenziare alcuni dati del contenuto interno, oppure le buste con sigillo di sicurezza e tasca portadocumenti per l’invio di carte di pagamento e documenti importanti.

Lo sviluppo del commercio online ha portato anche all’evoluzione del formato delle buste da lettera, con la creazione di buste speciali per le necessità dell’e-commerce. Per esempio, oggi si possono trovare sul mercato buste di formati per applicazioni specifiche, oppure dotate di elementi particolari come il rivestimento antistrappo o la tasca portadocumenti.

Il formato delle buste da spedizione

Per la spedizione dei prodotti sono invece necessarie diverse tipologie di buste protettive. Il loro scopo è garantire protezione e allo stesso tempo, se possibile, minori costi di spedizione essendo più leggere e flessibili rispetto alla classica scatola. I formati delle buste da spedizione sono dei più vari. È bene sempre scegliere il formato delle buste di spedizione secondo una corretta proporzione tra il contenuto e l’involucro utilizzato. 

Per usufruire di una maggiore protezione del contenuto da spedire è possibile usare alcuni tipi di buste specifici:

• Buste protettive in cartone: dispongono della doppia chiusura adesiva e sono ideali per i resi e-commerce ma anche per la spedizione di libri, cataloghi e riviste;

• Buste protettive in plastica: con sistema antistrappo e rivestimento impermeabile, sono indicate per la spedizione di oggetti sparsi e leggeri;
  
• Buste imbottite con bolle d’aria: sono perfette per gli oggetti fragili di diverse forme e dimensioni, come cuffie e prese elettriche. Si distinguono dalle altre tipologiche perché ultraresistenti contro urti e cadute accidentali.
  
• Buste imbottite in cartone ondulato: offrono la massima protezione del contenuto per tutelare prodotti e oggetti anche fragili.

Le buste imbottite per spedizione sono composte da più strati, dispongono di chiusura autoadesiva ed è possibile acquistarle sia in giallo che in bianco. Tra le proposte compaiono anche le buste imbottite ecologiche, soluzioni attente all’ambiente perché, nel caso delle buste imbottite a bolle d’aria, possono essere realizzate con carta esterna certificata FSC e con uno strato interno prodotto con materiale rigenerato, nel caso delle buste con cartone ondulato, oltre alla carta FSC con le quali sono realizzate, possono essere facilmente smaltite nella carta.