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Etichettatrice: quale scegliere

Quale etichettatrice scegliere

L’etichettatrice è uno strumento versatile utilizzato in diversi ambiti come uffici, negozi, centri commerciali, laboratori, ospedali, industrie, logistiche. E’ continua e quotidiana la necessità (e l’obbligo) di etichettare per archiviare, ordinare, classificare e tracciare ogni attività.

A fronte dei numerosi utilizzi ai quali si presta l’etichettatrice non è sempre facile individuare il prodotto che meglio si adatta alle proprie necessità: è opportuno, pertanto, valutare attentamente non solo gli ambiti ma anche la quantità di etichette che si desidera produrre e dove dobbiamo usare il prodotto. 

Come scegliere un’etichettatrice

Prima di approfondire i vari aspetti che possono indirizzare verso la scelta di un prodotto, soffermiamoci in primis sulla differenza tra etichettatrice e prezzatrice. Nel secondo caso, infatti, si indica uno strumento che può stampare su una sola linea una sequenza di lettere o cifre in rilievo. Nota anche come etichettatrice orizzontale è stata oggi quasi completamente sostituita dall’etichettatrice, che permette di stampare etichette in varie dimensioni, formati e finiture. È inoltre il caso di sottolineare la differenza rispetto a una stampante che produce etichette: l’etichettatrice è infatti uno strumento che svolge unicamente la funzione di produrre etichette adesive a differenza delle stampanti multifunzione che possono, collateralmente, offrire questo servizio. 

Per poter scegliere l’etichettatrice che meglio possa rispondere alle proprie necessità è necessario valutare attentamente alcuni aspetti che permettono di definire la tipologia di prodotto da acquistare.

Tra le funzionalità più importanti da considerare vi sono: 

  • Velocità di stampa: è un parametro da prendere in considerazione in maniera concreta. Si tratta infatti di una caratteristica tecnica delle stampanti per etichette che può comportare una significativa ottimizzazione dei tempi quando bisogna etichettare grandi quantità di prodotti. Maggiori sono i volumi di etichette da produrre, maggiore deve essere la velocità di stampa.

  • Possibilità di stampare codici a barre: in base alla tipologia di etichetta che si desidera stampare è opportuno valutare la presenza o meno di questa opzione. Nel caso in cui si renda necessaria questa funzionalità, sarà anche opportuno verificare la presenza di software e driver per poter svolgere questa attività.

  • Flessibilità di cui hai bisogno:desktop(sia per ufficio e produzioni) o portatile, nel primo caso si tratta di prodotti dalle performance spesso rilevanti, mentre nel secondo caso si contraddistinguono per versatilità e maneggevolezza.

  • Taglierina automatica: è fondamentale valutare la possibilità di acquistare una etichettatrice che ritaglia automaticamente il prodotto finale. Scegliendo una stampante per etichette che gode di questo optional è possibile lavorare più rapidamente, risparmiando tempo e denaro nelle operazioni di etichettatura.

  • Salvare in memoria le etichette più usate: si tratta di un optional particolarmente utile quando si ha la necessità di alternare la stampa di un numero ristretto di etichette. In questo caso è fondamentale valutare la presenza di salvare in memoria i testi delle etichette che vengono utilizzate più di frequente.

  • Colori di stampa :il mercato richiede maggiormente soluzioni di stampa monocromatiche ma esistono per esigenze o settori specifici, esempio quello alimentare, che invece richiede soluzioni più orientate al colore.

  • Connettività: non tutti i prodotti hanno le stesse opzioni ed è importante scegliere alle proprie esigenze di Connettività e compatibilità che possono rendere più semplice e veloce il tuo lavoro. Puoi scegliere etichettatrici via cavo USB, Bluetooth per soluzioni di fascia media, Wi-fi o via cavo Ethernet per soluzioni di fascia più alta.

Altro aspetto da valutare se l’etichettatrice che si desidera acquistare fornisca la possibilità di eseguire stampe a colori o si limiti a quelle in bianco a nero. A questo proposito è opportuno sottolineare come la maggior parte delle etichette - tranne quelle che vengono utilizzate per descrivere prodotti di tipo alimentare - siano spesso in solo due colori.

Oltra a ciò, le etichettatrici possono essere di dimensioni più o meno grandi: nel primo caso si tratta di prodotti dalle performance spesso rilevanti, mentre nel secondo caso ci si trova in presenza di etichettatrici portatili, che si contraddistinguono per versatilità e maneggevolezza. 

Accanto a questi aspetti di natura tecnica, strettamente legati alla stampatrice, vale anche la pena considerare la tipologia di etichetta adesiva che lo strumento può stampare. 

Tipologie di etichette adesive

Le etichette adesive si differenziano tra loro per numerosi aspetti, tra cui il loro scopo. Da questo punto di vista è opportuno distinguere tra etichette destinate a: 

  • Archiviare e organizzare: questa tipologia di prodotto è ideale per piccoli oggetti di cui si devono indicare i prezzi o per documenti da archiviare in modo rapido e veloce. Sono la categoria più utilizzata all’interno degli uffici e nei sistemi di archiviazione cartacea: in questo caso permettono di mantenere ben ordinati raccoglitori, faldoni (sia dal dorso sottile, sia dal dorso largo) e cartelline. 

  • Proteggere: questa tipologia di etichette è stata appositamente studiata per organizzare e identificare e proteggere i beni aziendali quali monitor e pc o dispositivi elettronici domestici. Pertanto si contraddistinguono dalle altre tipologie per la loro resistenza all’acqua, al calore, agli strappi e alla sporcizia; possono essere realizzare in differenti materiali in base alle proprie necessità (es: poliestere).

  • Contrassegnare indirizzi e spedizioni: sono ideali per richiamare l’attenzione su determinati aspetti di un pacco da spedire come, ad esempio, la sua pesantezza. Sono pertanto appositamente studiate per essere temporanee e rimovibili senza lasciare residui. Dato il loro utilizzo, usualmente sono disponibili anche in colorazioni fluorescenti. Questa tipologia di etichette può essere utilizzata anche in ambito scolastico quando ci si domanda come etichettare i libri dei propri figli. 
  • Identificare prodotti e prezzi di prodotti: disponibili in formati (rettangolari, tonde, ovali e di varie dimensioni) e finiture (lucide, opache o glossy) spesso personalizzabili vengono utilizzate per fornire un aspetto professionale ai prodotti esposti e, talvolta, svolgere le funzioni di marketing.

  • Descrivere prodotti multimediali: sono le classiche etichette da apporre su CD o DVD e hanno un formato rettangolare che può coprire gran parte della superficie dell’oggetto.  

Oltre a differenziarsi per la funzione svolta, le etichette possono essere classificate in base alle loro dimensioni: 

  • dimensioni piccole: circa 14 mm x 8 mm 
  • dimensioni grandi: 210 mm x 297 mm

Come stampare etichette adesive

Una volta individuato il modello di etichettatrice che meglio si adatta alle proprie necessità, bisogna domandarsi come si stampano le etichette. In via preliminare, va sottolineato come ogni etichettatrice possa disporre di un sistema di stampa differente dalle altre; tuttavia, l’iter per poter procedere alla stampa può essere sintetizzato come segue: 

  • Scrivere il testo da stampare: il primo passo per poter stampare le etichette è redigere il testo che si desidera riportare sul supporto adesivo. Per farlo esistono numerosi programmi tra cui Microsoft Excel, Microsoft Office o software appositi che possono essere installati una volta completato l'acquisto del prodotto.

  • Collegare l’etichettatrice al computer: sebbene ogni etichettatrice disponga di sistemi di collegamento specifici la maggior parte di esse può essere connessa al pc attraverso un cavetto USB o, nei modelli più sofisticati, attraverso Bluetooth. È opportuno sottolineare come alcuni prodotti mettano a disposizione specifiche applicazioni per smartphone che consentono l’editing e il collegamento diretto con il dispositivo.

  • Stampare l’etichetta: una volta che si è soddisfatti del contenuto redatto, si può procedere con la stampa. Se si è alle prime armi con l’etichettatrice si suggerisce di effettuare una stampa di prova per verificare che il layout realizzato corrisponda alle reali aspettative.

  • Ritagliare l’etichetta: prima di procedere con l’applicazione dell'etichetta è necessario ritagliarla con le forbici o un trincetto. Qualora non si desideri procedere manualmente è opportuno valutare la possibilità di acquistare un’etichettatrice con la taglierina automatica.

  • Apporre l’etichetta sul prodotto: l’ultimo passo prevede l’applicazione dell’etichetta sul faldone o sul prodotto che si desidera descrivere. A questo proposito è opportuno sottolineare come, in base al materiale dell’oggetto da etichettare, si debbano acquistare prodotti differenti. 

Nel caso in cui non si desideri acquistare un etichettatrice proprietaria, un’alternatica da valutare è la possibilità di acquistare etichette online. Esistono, infatti, alcuni siti internet che mettono a disposizione la possibilità di redigere il testo desiderato e successivamente stamparlo, ricevendo direttamente a casa propria le etichette stampate. Sebbene questa alternativa possa rivelarsi all’apparenza vantaggiosa, tuttavia potrebbe sottendere costi molto onerosi: al contrario l’acquisto di una etichettatrice permette di recuperare in poco tempo l’investimento iniziale. 

Migliore etichettatrice

Se fino a qualche anno fa l’etichettatrice a nastro costituita il modello più diffuso e scelto, oggi le scelte dei consumatori si sono orientate verso prodotti versatili e con costi di gestione contenuti. Da questo punto di vista è opportuno sottolineare come il costo dell’etichettatrice costituisca un elemento di grande rilievo nella scelta del prodotto acquistato. 

È fondamentale, infatti, che a fronte di un eventuale oneroso investimento iniziale, il costo di gestione si dimostri sostanzialmente nullo. Da questo punto di vista le ricariche delle etichettatrici non hanno prezzi significativi e sono facilmente acquistabili online e in cartoleria: pertanto non bisogna preoccuparsi di dove comprare le ricariche dell’etichettatrice dal momento che è possibile farlo anche presso il rivenditore dove si è acquistato questo prodotto di cancelleria. 

Nonostante questo, è buona norma non sottovalutare un aspetto importante come lo smaltimento delle ricariche. Come accade per i toner della stampante, è necessario gettare negli appositi bidoncini le ricariche per ridurre al minimo l’inquinamento atmosferico generato. 

In conclusione, la migliore etichettatrice da acquistare è, semplicemente, quella che risponde meglio alle proprie necessità: il prodotto ideale per l’acquisto è quello che riesce a coniugare esigenze e versatilità.