Visual thinking ed altre soluzioni collaborative: come massimizzare i risultati di un team

Negli ultimi anni il mondo del lavoro e l’organizzazione degli spazi adibiti alla collaborazione tra colleghi sono cambiati in maniera significativa soprattutto grazie all’incentivo di innovative filosofie aziendali, mutamenti generazionali e nuove abitudini.  

Se, infatti, fino a qualche anno fa esisteva una rigida separazione di spazi, con porte che delimitavano il confine tra un reparto e un altro, oggi si assiste alla necessità di creare spazi di condivisione tra diversi membri del team per migliorare lo scambio e massimizzare i risultati sui progetti. Di conseguenza, le aziende che desiderano creare un clima produttivo, hanno la necessità di utilizzare in modo sempre più frequente gli strumenti di lavoro collaborativo. Ecco quindi quali sono gli elementi che non possono mancare in azienda tra le collaborative solution.  

Comunicazione visiva e visual thinking 

La comunicazione visiva è una delle modalità di interazione tra membri dello stesso team più diffusa negli ambienti lavorativi. Questo concetto permette infatti di trasmettere un’immagine attraverso una rappresentazione grafica, in maniera metaforica e iconografica, di ciò che si desidera comunicare. Al tempo stesso la comunicazione visiva viene utilizzata all’interno del mondo business per favorire lo scambio di idee e gli spunti creativi durante la fase di brainstorming che precede la realizzazione di un progetto. Mettere a fattor comune informazioni, idee creative o semplicemente poter mettere per iscritto alcuni elementi chiave di un progetto aumenta la produttività di tutto il team di lavoro e favorisce lo scambio di idee.  

Del resto, i risvolti positivi del visual thinking sono noti non solo quando si lavora in gruppo, ma anche quando bisogna creare in maniera individuale: in questo secondo caso, sebbene la modalità di lavoro possa essere differente, gli strumenti a disposizione sono gli stessi e devono essere sfruttati in maniera ancora più intensa e proficua.   

Le aziende del nostro Paese sembrano aver recepito l’importanza della comunicazione visiva e del visual thinking all’interno dell’ambiente di lavoro, sostenuti dai recenti trend che uniscono la produttività al brainstorming di gruppo in un binomio vincente. Il successo della comunicazione visiva-visual thinking è dovuto a una serie di fattori sociologici, tra cui:  

• Aumento degli spazi dedicati alla collaborazione formale e informale negli uffici. Basti pensare che più del 50% degli uffici è dedicato a creare ambienti condivisi per favorire lo scambio di idee tra i singoli elementi del team.  
• La facilitazione visuale, tramite utilizzo del design thinking, sebbene con alcune differenze in base al settore di attività delle diverse imprese, alimenta i processi collaborativi, stimolando i singoli membri del team a condividere idee, pensieri e intuizioni.  
• L’ingresso dei Millennials nel mondo del lavoro ha imposto un ripensamento degli spazi e delle modalità di svolgimento delle attività coerentemente con le loro attitudini. Infatti, questa generazione dimostra un'innata propensione alla condivisione e al lavoro di squadra.  

Metodo Kanban in ufficio  

Tra le strategie di visual thinking e pianificazione visuale più utilizzate, non possiamo non citare il metodo Kanban. Esso consente di visualizzare e pianificare il flusso delle attività, tramite una lavagna e uno schema di foglietti colorati, definendo le priorità ed evitando la creazione di colli di bottiglia, ottimizzando quindi l’organizzazione e il progredire del lavoro. 

La parola giapponese Kanban non identifica semplicemente un cartellino ma è il fulcro della filosofia di management “Just in Time” (JIT), studiata dall’ingegnere Taiichi Ohno nel 1970, e divenuta famosa con il Metodo, che per prima lo ha adottato in maniera intensiva, dimostrandone l’efficacia indiscussa.  

L’efficacia del metodo Kanban risiede nel fatto che si tratta di un “sistema pull” in cui ogni elemento del processo nasce spontaneamente da quello precedente, senza sovrapporsi a quello successivo o creare colli di bottiglia che potrebbero compromettere il funzionamento del sistema stesso.  

Il Metodo Kanban può essere applicato anche alla produttività personale e dei gruppi, a condizione che si abbiano i giusti strumenti per poterlo portare avanti. Prima di passare all’analisi di ciò che occorre per poter utilizzare il metodo Kanban, è opportuno ricordare alcuni suggerimenti per approfondire questa metodologia:   

• Utilizzare spazi ampi come una parete o una scrivania spaziosa che permetta a tutti i membri del team di poter interagire.  
• Scegliere foglietti riposizionabili di colori e dimensioni diverse in modo che questi possano identificare elementi o componenti differenti del processo che si sta creando o analizzando.  

• Il metodo kanban suggerisce di sviluppare le idee “in verticale”: per questo è ideale definire il piano di lavoro (una lavagna o un tabellone kanban, per esempio) in tre aree che identificano le attività da svolgere, quelle in corso di svolgimento e quelle completate; in alternativa si possono identificare tre o più colonne in base alle aree di tematiche affrontate.  
• È fondamentale che ogni membro del team possa dare il proprio contributo al processo, interagendo in base alle competenze e alle aree di attività all’interno dell’azienda.  

Principali strumenti a servizio di visual thinking e collaborative solutions 

Quando si desidera rivedere a disposizione degli spazi nel proprio ufficio per renderlo più produttivo è fondamentale considerare di acquistare alcuni prodotti che potrebbero fare la differenza, aiutando il team ad essere produttivo e più propenso allo scambio di informazioni. Per questo è opportuno valutare alcuni strumenti che potrebbero rivelarsi indispensabili. 

Non possono mancare, infatti, quelli che vengono definiti come strumenti di meet up i principali dei quali sono:  

• Meet up boards: le lavagne per riunioni costituiscono il cardine intorno al quale si crea un ambiente di lavoro. In base ai numeri dei membri del team e dell’attività che deve essere affrontata, le lavagne da muro possono essere scelte in diversi dimensioni e materiali. Una volta scelta la lavagna da muro più adatta (con una o più ante) è opportuno ricordare di installarla con gli appositi ganci che ne assicurino l’ancoraggio sicuro alla parete.  
   
• Lavagna cancellabile: la pellicola adesiva aderisce facilmente su un’ampia varietà di superfici (es: intonaco, vetro, legno, altre lavagne cancellabili e lavagne a fogli mobili), sia verticali sia orizzontali, e può essere installata in maniera rapida e veloce. Inoltre, è preferibile scegliere le tipologie di lavagne cancellabili che hanno una superficie antimacchia, scrivibile e cancellabile con gli appositi pennarelli e che si possono rimuovere dalla parete dove vengono installare senza compromettere la superficie.  

• Pannello in gesso liquido: è una valida alternativa alla classica lavagna cancellabile grazie alle performance che lo rendono uno strumento versatile e duraturo. Il cancellino magnetico e i magneti cubici inoltre aumentano la produttività ottimizzando le performance del team. 
   
• Lavagna di sughero: a differenza delle lavagne cancellabili, quelle in sughero permettono di applicare foglietti riposizionabili con le apposite puntine. Scegliendo un supporto di qualità, anche la lavagna in sughero può durare per molti anni.  
   
• Pennarelli da lavagna: è fondamentale scegliere pennarelli da lavagna cancellabile che abbiano una lunga durata. Inoltre, si suggerisce di acquistare di diversi colori affinché il gruppo di lavoro possa diversificare le attività con tonalità differenti e con una punta più o meno fine in base alla tipologia di tratto.  

• Pannelli in tessuto: se il tuo team di lavoro preferisce appendere i propri pensieri o le comunicazioni su uno stesso progetto, è opportuno acquistare dei pannelli in tessuto che favoriscono questo tipo di collaborazione. Disponibili in diverse dimensioni, possono essere scelti in base al luogo di collocazione e all’attività per la quale viene adibito; si ricorda che è fondamentale installarlo in un luogo dove tutti i membri del team possono raggiungerlo e interagire.  

• Tavola in vetro: grazie al design moderno, costituisce un complemento d’arredo elegante all’interno dello spazio di lavoro. Tutti i componenti del team possono scrivere, cancellare e riscrivere direttamente su questo pannello in vetro resistente e temperato, appositamente studiato per poter aumentare la produttività del team che lavora a progetti condivisi.   
   
• Foglietti riposizionabili: si tratta di uno degli strumenti per meet up più utili quando si desidera creare una riunione di brainstorming veramente efficace. Quando si acquista questo strumento è fondamentale assicurarsi che sia di qualità affinché il foglietto possa aderire (e rimanere attaccato alla superficie) per molto tempo, senza danneggiarla. Come accennato precedentemente, è preferibile acquistare foglietti riposizionabili di dimensioni e colori diversi per favorire lo scambio tra i colleghi e per aiutarli nell’identificare le singole attività con tonalità differenti.  

Oltre a queste collaborative solution è opportuno ricordare l’importanza di creare, in generale, uno spazio di lavoro che favorisca la comunicazione tra i singoli membri del team. A questo proposito è opportuno acquistare tavoli e sgabelli che facilitino il lavoro di gruppo durante le riunioni: questi oggetti d’arredo sono fondamentali perché consentono di spostarsi in piena libertà da una parte all’altra del piano di lavoro, favorendo il cambio di prospettiva rispetto ad uno stesso elemento in analisi.  

In conclusione, si può affermare che, per creare un ambiente di lavoro collaborativo e che favorisca lo scambio di idee tra i singoli membri del team, è fondamentale fornire ai collaboratori tutti gli strumenti per poterlo fare. In questo senso, un numero sempre crescente di imprese nel nostro Paese, a prescindere dal settore di appartenenza, stanno migliorando i propri spazi aziendali sul modello di quanto viene fatto nel resto dell’Europa da molto tempo. Predisporre degli ambienti come sale riunioni luminose, con lavagne cancellabili, tavoli ampi e sgabelli permette di aumentare la produttività del tuo team e creare solide relazioni tra colleghi trasformando le riunioni in occasioni di team building: un gruppo coeso, motivato e che sa di poter fare affidamento sul resto del team per risolvere un problema o creare un progetto raggiunge gli obiettivi condivisi con maggiore facilità e determinazione.